Lisatasude määramine

Töötaja(te)le lisatasu määramiseks tuleb vormistada lisatasu taotlus.
Taotlust saab vormistada ja esitada isikuandmete mooduli halduri rolliga töötaja ja struktuuriüksuse juht. 
Taotluse vormistamine käib menüüpunktist "Isikuandmed" > "Töö- ja lisatasude taotlused". Avaneb taotluste otsingu vaade, kust saab alustada uue lisatasu taotluse vormistamist nupust "Uus taotlus" > "Lisatasu maksmise taotlus" [1].

Kui dokumendi seaded on valitud, tuleks taotlus salvestada. Pärast salvestamist ilmub nähtavale käskkirja eelvaate nupp, mis avab PDF-vormis käskkirja. Kasutajal on võimalik kontrollida, kas käskkiri sünnib soovitud sõnastusega.

Excelist lisatasude importimiseks on vaja teada töötaja SAP personalinumbrit (SAP ID). Kohustuslikud andmed Excelis on töötaja SAP ID (veerg A) ja lisatasu summa (veerg F). Töötaja SAP ID või alata nii nulliga kui ilma, näiteks: 07000190 või 7000190 - import töötab mõlema varianduga.
Töötaja nime, ametikoha ja struktuuriüksuse lahtrite täitmine ei ole kohustuslik - need täidab süsteem isiku SAP ID alusel ise.

Excelist importimiseks vajuta lisatasu saajate tabeli kohal olevat nupu "Lisa Excelist". Avaneb aken, kus on selgitatud failist andmete importimise nõudeid. "Lisa manus" nupu abil otsi arvutist vajalik Excel.

Faili lisamisel kontrollib süsteem, kas tegemist on nõutud formaadiga või mitte. Lisaks valideeritakse andmete kvaliteeti. Kui fail ei vasta nõuetele, kuvatakse kasutajale veateadet. Näiteks kui töötaja SAP ID on vale, siis kuvatakse veateadet: Mõne isiku Sap ID on vale! Palun kontrolli, et Sap ID koosneb seitsmest või kaheksast numbrist.

Kui faili ja selles sisalduvate andmetega on kõik korras, kuvatakse õnnestumise teadet ning isikud lisatakse lisatasu saajate tabelisse. 

Pane tähele!
Muudatuste tegemisel tehakse vastavad muudatused kõikidel valitud töötajatel.
Näiteks lisatasu summa muutmisel saavad kõik valitud töötajad sama summa, lisatasu selgituse muutmisel saavad kõik valitud töötajad sama selgituse jne. Muutmise aknas kuvatakse abistava infona, mitu isikut on andmete muutmiseks valitud. 

Töötaja põhiseid finantsdimensioone kuvatakse taotluse vormistamise kuupäeva seisuga.
Lisatasu saajate tabelis kuvatakse iga töötaja rea lõpus finantsdimensioonide muutmise nuppu koos lipu ikooniga.
Kui töötajal on täidetud neli esimest dimensiooni (eelarveüksus, eelarveobjekt, tegevusala, kulukeskus), on kuvatud hall lipuke. Kui töötajal on lisaks neljale esimesele dimensioonile täidetud veel mõni väärtus (ressurss, abiraha või projekt), siis on kuvatud kollane lipuke. 
Hiirega finantsdimensioonide nupu peal hõljudes kuvatakse ka vastava töötaja konkreetseid väärtuseid.

Kui konkreetne lisatasu vajab maksmist teistsuguste finantsdimensioonidega, kui on töötaja andmetes kuvatud, siis on võimalik neid muuta. Üksikul töötajal andmete muutmiseks tuleb klikkida töötaja rea lõpus oleval "Finantsdimensioonide" nupul. Avaneb aken, kus on võimalik lisatasu summa jagada osadeks "Lisa" [1] nupust täiendatav osa lisades.
Täiendavat osa saab lisada nii protsendina [2] kui summaliselt [3], süsteem arvutab vastavalt ise teise väärtuse. Salvestamisel kontrollib süsteem, et erinevate osade protsent kokku ei oleks suurem kui sada [4]. 
Igale osale saab seadistada oma finantsdimensioonid [5].

Nupp "Finantsdimensioonid" avab uue akna, kus neli esimest dimensiooni on kohustuslikud: eelarveüksus, eelarveobjekt, tegevusala, kulukeskus. Neid saab muuta, aga päris ära kustutada ei tohi. Võimalik on lisada ressurssi, abiraha või projekti. Väärtuse otsimiseks tuleb sisestada vähemalt 2 tähemärki, et süsteem hakkaks pakkuma vasteid. 
Valida sobiv vaste hiirega. 

Kui on vaja muuta finantsdimensioone mitmel lisatasu saajal korraga, siis tuleb töötajate nimede ette lisada linnukesed ning valida nupp "Muuda valitutel finantseerimise jaotus".

Kuna valitud töötajate lisatasude summad võivad erineda, siis on avanevas aknas osadeks jagamist võimalik määrata üksnes protsendiga.

Finantsdimensioonide aknas avaneb loogika, kus kõikide dimensioonide väärtuseks on kuvatud "Vaikimisi töötaja põhine". Kui valitud töötajatel on näiteks erinevad kulukeskused või erinevad tegevusalad, siis võimaldab see jätta töötajate individuaalsed väärtused paika ning lisada kõigile näiteks ühine ressurss, abiraha või projekt.

Kui töötajal kehtiv ressurss, abiraha või projekt on vaja eemaldada ilma midagi asemele panemata, tuleb vajutada "Tühjenda" nuppu rea lõpus. See kustutab vastavad väärtused kõikidel valitud töötajatel.

Kui finantsdimensioone on portaalis muudetud, siis ilmub töötaja real nupu "Finantsdimensioonid" kõrvale pliiatsi ikoonike, mis tähistab dimensioonide muutmist. Hiirega ikooni peal hõljudes kuvatakse teksti: Finantsdimensioonid muudetud portaalis.

Lisatasu maksmise taotlusel on võimalik vormistada ka tunnitasusid, kus tuleb rahasumma asemel näidata töötatud tunnid (või päevad). 

Tunnitasude vormistamiseks tuleb tasuliikide loetelust valida õige nö tunnitasu tüüpi tasuliik. Näiteks: valveaeg, töö riiklikul pühal, merepäev.
Olles valinud tunnitasu tüüpi tasuliigi, muutub lisatasu taotluse vorm. 

• Nii ühe kui mitme töötaja lisamise aknas tuleb vastavalt valitud tasuliigile lisada ajaühik: tundi või päeva.

• Excelist importimisel on veeru nimeks ajaühik ja sisestada tuleb tundide või päevade arv.

Olles lisanud töötaja(d) tasu saajate tabelisse, kuvatakse ka tabelis ajaühikut: tundi või päeva.

Finantsdimensioonide aken avaneb ilma osakaaludeks jagamise võimaluseta (tunnitasude puhul ei ole see tehniliselt võimalik) ning avanevas aknas saab kohe seadistada vajalikud kulutunnused.

Tunnitasude kinnitamise tulemusena tekib PDF vormis käskkiri. Otstarbekas on tunnitasude jaoks seadistada eraldi lisatasu käskkirja mall admin-keskkonnas.
PDFile kandub samuti ajaühik: tundi või päeva.

Tunnitasude SAPi saatmisel on RTK palgaarvestajal võimalik tasud saata ainult infotüübile "IT2010 Tunnitasud".
Süsteem pakub infotüüpi asutuse poolt valitud tasuliigi alusel.

Protsendina palgast saab maksta ainult kindlaid lisatasu liike, näiteks staažitasu (4021), kvalifikatsiooni lisatasu (4010), piirkondlikkuse lisatasu (4104).

Kui lisatasu plokis vastav tasuliik valida, siis tekib tasuliigi lahtri alla märkeruut "Tasu kehtestada protsendina palgast". Kui on soov maksta lisatasu protsendiga, siis on märkeruudu valimine KOHUSTUSLIK.
Kui jätta märkeruut valimata, siis makstakse sama tasuliik välja summaliselt.

Tasu saaja lisamise modaalaknas tuleb teha valik % põhipalgast. Seejärel muutub aktiivseks lahter, kuhu tuleb sisestada soovitud protsendiline väärtus. Süsteem kuvab kõrvale ka töötaja palga summat ning arvutab lisatasu summa vastavalt sisestatud protsendile.

Mitme töötaja lisamise modaalaknas kehtib sama reegel, et protsendi sisestamiseks tuleb esmalt teha valik % põhipalgast, misjärel muutub aktiivseks protsendi sisestamise lahter.

Protsendilise väärtuse importimine on võimalik ka Exceli kaudu. Selleks tuleb Exceli mallil "Lisatasu summa" lahtris sisestada väärtus koos % märgiga. Excel muudab seejärel automaatselt lahtri tüübi protsendi tüüpi lahtriks. Exceli importimisel saab süsteem aru, et soovitakse importida protsendilist väärtust. 

Ükskõik, mil moel lisatasu saajad taotlusele lisada - ükshaaval, hulgi või Excelist -, siis lisatasu saajate tabelis kuvatakse summa veerus esmalt protsendilist väärtust ja sulgudes ka välja arvutatud summat.

Kui lisatasu juures on linnukesega tähistatud märkeruut "Tasu kehtestada protsendina palgast", siis lisatasu käskkirja PDF dokumendil kannab tasu veerg pealkirja "Protsent" ja sisu lahtris kuvatakse väärtuseks protsenti.

Kui lisatasu taotlus kinnitatakse, saadetakse töötajale teavitus, kus tasu kajastatakse samuti protsendina.

Protsendina makstava lisatasu SAPi saatmisel tuleb RTK arvestajal valida, et tasu saadetakse infotüübile 0008 Palk.

SAPis lisatakse tasu kirje palga infotüübile protsendina. See garanteerib, et kui töötaja põhipalk muutub, siis protsendina makstava lisatasu summa suurus muutub samuti vastavalt protsendi arvutusele.

SAPis palga infotüübile lisatud tasud on automaatselt kuvatud ka RTIPis töötaja isikukaardi töökoht vahelehel "Palk ja muud tasud" plokis. 

Kui lisatasu taotlus on vormistatud, tuleb see saata kooskõlastusringile. Selleks vajutada nuppu "Valmis esitamiseks" [1], mis viib kasutaja taotluse kooskõlstusringi vaatele. Kooskõlastusring peab olema eelnevalt seadistatud admin-keskkonnas. 

Eelseadistatud kooskõlastusringis saad vajadusel teha muudatusi lisades täiendavat kooskõlastajat [1] või muutes sammu täitja isikut [2]. Kui kooskõlastusring sobib, tuleb taotluse lõplikuks menetlusse saatmiseks vajutada nuppu "Esitan taotluse" [3].

Kooskõlastaja või kinnitaja saab portaali töölauale tööülesande lisatasu maksmise taotluse kooskõlastamiseks/kinnitamiseks. Tööülesandel klikkimine avab taotluse vormi. 

Taotlusel saab vajadusel kõiki andmeid muuta. 

Tööülesande täitmiseks on taotluse ülaservas nupud "Kooskõlastan" [1] ja "Lükkan tagasi" [2]. Tagasi lükkamise korral on igal juhul vaja lisada põhjendus. 

Kinnitaja peab kinnitamise käigus taoltuse digiallkirjastama, kui admin-keskkonnas on digiallkirja nõue seadistatud. Taotluse andmestikust genereeritakse PDF-vormis käskkiri, mis salvestatakse digikonteinerisse. Käskkirjast on võimalik vaadata eelvaadet [3].

Kui lisatasu taotlus saab kinnitatud, tekib taotlusele täiendav vaheleht "Teavitused". 
Teavituste saatmise funktsionaalsus on mõeldud asutuse isikuandmete halduri ja RTK arvestaja vaheliseks suhtluseks. Vastavate rollidega kasutajatel on sellest vaatest võimalik algatada teate saatmist nupust "Uus teade".

Nupp avab teate koostmise akna, kus tuleb

• määrata teate adressaat [1] - lisada saab ainult asutuse töötaja, isikuandmete halduri või RTK arvestaja rolliga isikuid
• anda teatele pealkiri [2]
• kirjutada teate sisu [3]

Teadet on võimalik salvestada [4] ja selle kirjutamise juurde hiljem naasta.

Kui teavitus salvestada, siis talletub see "Teavitused" vahelehele koostamisel staatuses. Teate kirjutamist on võimalik hiljem jätkata. 

Välja saadetud teate juurde salvestub teate saatmise aeg.

Teate adressaat saab teavituse kohta e-maili ja teate portaali töölauale. Teade sisaldab otselinki vastava lisatasu taotluse teavituste vahelehele.

Teatele on võimalik "Vastan" nupu abil saata vastuskiri.

Kinnitatud ja SAPi saadetud lisatasusid on võimalik muuta:

• muuta saab määratud summat,
• lõpetada maksmist planeeritust varem
• tühistada lisatasu maksmine sootuks. 

Muutmiseks tuleb kõnealune lisatasu taotlus üles otsida ja avada ning vajutada nuppu "Avan muutmiseks".

Nupp avab vaheakna, kus tuleb lisada selgitus taotluse muutmise kohta.

Pärast selgituse lisamist vajutada nuppu "Ava dokument muutmiseks".  

Avaneb muutmise taotlus, kus nimetuse väljale on süsteem taotluse esialgsele nimetusele lisanud laiendi "muutmine" [1]. Soovi korral saab nimetust muuta. 
Eelmises aknas lisatud selgitus on kandunud "Lisainfo" lahtrisse [2].
Kohustuslik on lisada selgitus, mis kandub käskkirjale [3].
Muutmistaotluse üles serva tekib seos algse taotlusega [4].

Muudatused lisatasu saajate tabelis

Muutmistaotlusel saab muudatusi teha ainult lisatasu saajate tabelis. Linnukesega tuleb märgistada töötaja nimi, kelle osas muudatust teha soovitakse [5]. Lisatasu summa muutmiseks valida tabeli alt nupp "Muuda valitutel summa" [6]. Avaneb aken valitutel summa muutmiseks. Samal moel on võimalik muuta ka valitutel selgitust [7] ja finantseerimise jaotust [8].

Pärast muudatuse salvestamist värvuvad valitud töötajate read kollaseks ja muudatusega lahtrisse tekib sinine i-tähega ikoonike, millele hiirega peale liikudes kuvatakse varasemat väärtust.

Võimalik on ka lisatasu maksmise varasem lõpetamine, kui lisatasu on vormistatud pikemaks perioodiks või tingimusliku tähtajaga. Sel juhul tuleb linnukesega märgistada töötaja nimi, kelle osas muudatust teha soovitakse ja tabeli alt valida nupp "Lõpeta valitutel maksmine" [9]. Nupp avab akna, kus tuleb kalendrist valida kuupäev, millal lisatasu maksmine soovitakse lõpetada.
NB! Maksmise perioodi saab ainult lühendada. Pikendamine võimalik ei ole. Sel juhul tuleb lihtsalt vormistada täiendav lisatasu taotlus.  

Pärast muudatuse salvestamist tekib tabelisse taas kollase taustaga rida, kus sinine i-tähega ikoonike on kuvatud ajavahemiku veerus. Hiirega ikooni peale liikudes kuvatakse algse taotlusega vormistatud lisatasu periood. 

Täiendavalt on võimalik töötajale määratud lisatasu tühistada tervikuna (vormistati ekslikult nimekaimule vms).  Sel juhul tuleb linnukesega märgistada töötaja nimi, kelle tasu tühistada soovitakse ja tabeli alt valida nupp "Tühista valitutel maksmine" [10]. 
Tühistatud töötaja rida värvub taustatooni poolest roosaks ning tööaja nimi, selgitus ja maksmise periood saab läbi kriipsutatud. 

Kui muudatustes midagi valesti läks, on neid võimalik ka tagasi võtta. Sel juhul tuleb linnukesega märgistada vastava töötaja nimi ja vajutada nuppu "Taasta algseis" [11].

Muudatustega lisatasu taotlus tuleb saata kooskõlastusringile, nagu algne taotlus.

Asutuses vormistatud lisatasu taotluseid saab otsida menüüpunktist "Töö- ja lisatasude taotlused".

Taotluseid saab otsida erinevate parameetrite alusel: dokumendi number, tasuliik, taotluse nimetus, töötaja jne.

Kui otsida näiteks töötaja ehk lisatasu saaja nime alusel, siis leiab süsteem kõik taotlused, kus isik on olnud üks lisatasu saajatest. Samas võib taotlusel olla rohkem töötajaid, kellele lisatasu on määratud. 

Otsitulemustes kuvatakse dokumendi numbrit, taotluse nimetust, esitaja nime ja esitamise aega, staatust ja kinnitamise aega. Taotluse nimetus töötab lingina ja avab taotluse detailvaate.

Õigus otsida lisatasu taotluseid on isikuandmete halduril ja vaatlejal üle kogu asutuse.

Kui admin-keskkonnas asutuse reeglites on antud luba lisatasu taotluseid vormistada ka juhtidel, siis otsinguga tekib juhtidel võimalus leida enda poolt vormistatud lisatasu taotlused.

Kui admin-keskkonnas asutuse reeglites on juhile võimaldatud töö- ja lisatasu taotluste otsing oma alluvate piires, siis otsinguga tekib juhtidel võimalus leida halduri või mõne teise juhi poolt vormistatud lisatasu taotlused, kus ta ise või tema alluv on lisatasu saaja.
Seega, kui haldur vormistab lisatasu taotluse, kus lisatasu saajate hulgas on nii osakonna A kui B töötajaid, siis leiavad selle taotluse otsingu kaudu nii osakonna A kui B juht. 
Osakonna A juht saab näha osakonna B töötajatele määratud lisatasude summasid ja vastupidi.