Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakond

Toimemudel

Dokumendihaldus- ja arhiiviteenust osutatakse toimemudeli alusel, mille on heaks kiitnud klientide esindajatest (ministeeriumite tippjuhtkond) koosnev nõukoda ja kinnitab RTK peadirektor.

Toimemudel

Meie teenus

Dokumendihaldus- ja arhiiviteenus hõlmab RTK poolt järgmisi tegevusi: 

• Töö dokumentidega: asutuse postkasti haldamine, dokumentide vastuvõtmine, registreerimine, edastamine, väljasaatmine
• DHSi haldamine: süsteemi seadistamine, kasutajatugi, koolitus ja juhendid, seire, aruandlus, juurdepääsupiirangute haldus, arenduste tellimine
• Arhiiviteenus: dokumentide arhiveerimine, säilitamine,  hävitamine, päringud, avalikku arhiivi üleandmine
• DH üldpõhimõtted: liigitusskeem, dokumendihalduskord (kokkuleppe alusel).
• Nõustamine: dokumendihaldus- ja arhiiviteenusega seotud teemadel

Teenuse osutamiseks kasutatakse asutuste dokumendihaldussüsteeme (Delta, LiveLink, KIRKE, PINAL, Webdesktop).  

2024. aastast arendatakse RTK eestvedamisel riigi keskset dokumendihaldussüsteemi DORIS, mille eesmärk on toetada dokumendihaldus- ja arhiiviteenust ning luua ühtne, standardiseeritud ja kasutajasõbralik platvorm riigiasutuste dokumentide ja andmete koosloomeks ning haldamiseks.

Meie kliendid

RTK pakub 2026. a seisuga dokumendihaldus- ja arhiiviteenust 22 asutusele jagatud teenuse põhimõttel, kus toimemudeliga kehtestatakse tegevuste jaotus kliendi ja RTK vahel.

1. Justiits- ja Digiministeerium (alates 01.01.2023)
2. Kultuuriministeerium (alates 01.01.2023)
3. Rahandusministeerium (alates 01.01.2023)
4. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium (alates 01.01.2023)
5. Sotsiaalministeerium (alates 01.01.2023)
6. Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet (alates 01.01.2023)
7. Statistikaamet (alates 01.01.2023)
8. Riigi Tugiteenuste keskus (alates 01.01.2023)
9. Kliimaministeerium (alates 01.09.2023)
10. Regionaal- ja Põllumajandusministeerium (alates 01.10.2023)
11. Haridus- ja Teadusministeerium (alates 01.01.2024)
12. Muinsuskaitseamet (alates 01.01.2024)
13. Andmekaitse Inspektsioon (alates 01.05.2024)
14. Konkurentsiamet (alates 01.05.2024)
15. Patendiamet (alates 01.05.2024)
16. Terviseamet (alates 01.01.2025)
17. Maarjamaa Riigikool (alates 16.06.2025)
18. Tallinna K. Pätsi Vabaõhukool (alates 01.09.2025)
19. Viljandi Täiskasvanute Gümnaasium (alates 01.09.2025)
20. Prokuratuur (alates 01.09.2025)
21. Regionaal- ja Põllumajandusministeeriumi Infotehnoloogia Keskus (REMITK) (alates 03.11.2025)
22. Siseministeerium (alates 01.01.2026)
23. Hiiumaa Gümnaasium (HIIG) (alates 11.05.2026)
24. Tallinna Tehnoloogiakolledž (Techno TLN) (alates 01.06.2026)
25. Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus (RmIT) (alates 01.07.2026)

Klientide seas on ministeeriumid ja nende valitsemisalade asutused. Nimetatud asutuste teenindamine on jagatud kolme allüksuse (talituse) vahel. 

Raamliigitusskeem

Liigitusskeemi rakendamise juhis

RTK teenindatavate asutuste kontaktid

Dokumendihalduse- ja arhiiviga seotud õigusaktid

• Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused
• Avaliku teabe seadus
• Arhiiviseadus
• Arhiivieeskiri

Dokumendihalduse konsolideerimise pilootprojekt

Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna juhataja Kristi Madismäe sõnul on dokumendihalduse konsolideerimise pilootprojekt RTK-s järgmine oluline verstapost avaliku sektori tugiteenuste tõhustamisel. 

"Dokumendihaldus on seni olnud valdkond, milles nii teenuste kvaliteet kui arendusvõimekus sõltub sageli asutuste endi võimalustest. Varasemad analüüsid on näidanud, et keerulisemas olukorras on seetõttu just väiksemad asutused,  kus ressursid arhiiviteenuse- ja dokumendihaldussüsteemi arendamiseks on sageli piiratud. Mistõttu soovime keskse teenusega ühtlustada nii teenust kui selle kvaliteeti ja muuta teabevahetusega seotud protsessid riigis tervikuna efektiivsemaks ning koosvõimelisemaks. Tegemist on mahuka koostööprojektiga, kuhu on kaasatud mitmed erinevad osapooled. Siinkohal soovingi tänada kõiki projektis panustanud partnereid - piloodis osalevaid asutusi, ministeeriumide dokumendihalduse spetsialiste, Andmekaitse Inspektsiooni, Rahvusarhiivi, RIK-i, SMIT-i ja RMIT-i."

Pilootprojekti käivitas RTK 2021. a septembris, eesmärgiga töötada välja keskne dokumendihaldus- ja arhiiviteenus ning pakkuda seda sarnaselt teiste RTK teenustega teistele riigiasutustele. Pilootprojektile eelnes Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi (MKM) eeltöö koostöös ministeeriumide dokumendihalduse eest vastutajatega. 2020. a valmis analüüs, mille käigus toimus 63 valitsusasutuse ja nende hallatavate asutuste dokumendihaldusteenuse hetkeolukorra kaardistamine, seniste konsolideerimiskogemuste analüüs. Analüüsi ja sellest tulenevat ettepanekutega saab tutvuda siin

Riigi Tugiteenuste Keskus on Rahandusministeeriumi haldusalasse kuuluv enam kui 400 töötajaga valitsusasutus, mis pakub avaliku sektori asutustele erinevaid tugiteenuseid ja korraldab Euroopa Liidu ning mitmete Eesti riigieelarveliste toetuste jagamist, järelevalvet ja makseid.

Dokumendihalduse projekti ettevalmistuse faasi ülevaadete kajastused on: Dokumendihalduse ühendamise projekti võimalik kokkuhoid ulatub miljonitesse eurodesse ja RTK-st saab riigi dokumendihalduse kompetentsikeskus.