Isikuandmete töötlemine

1. Millised on isikuandmed ja millisel juhul töötleme

1.1.  Isikuandmed on igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku (andmesubjekti) kohta. Eelkõige on füüsiline isik tuvastatav identifitseerimistunnuse (nimi, isikukood, elukoht, asukoht, e-posti aadress, telefoninumber, võrguidentifikaator) või ühe või mitme füüsilise, füsioloogilise, geneetilise, vaimse, majandusliku, kultuurilise või sotsiaalse tunnuse põhjal.

1.2. Eriliiki isikuandmed on isikuandmed, mis sisaldavad rassilist või etnilist päritolu, poliitilisi vaateid, usulisi või filosoofilisi veendumusi või ametiühingusse kuulumist, geneetilisi andmeid, füüsilise isiku kordumatuks tuvastamiseks kasutatavaid biomeetrilisi andmeid, terviseandmeid või andmeid füüsilise isiku seksuaalelu ja seksuaalse sättumuse kohta. Eriliigiliste isikuandmete loetelu on toodud isikuandmete kaitse üldmääruses.

1.3. Töötleme Teie isikuandmeid kui:

1.3.1. külastate meie veebisaiti;
1.3.2. osalete küsitlustes, uuringutes;
1.3.3. osalete meie korraldatud koolitustel;
1.3.4. võtate ühendust kasutajatoega;
1.3.5. kandideerite meile tööle;
1.3.6. dokumendihaldussüsteemis registreeritav dokument sisaldab Teie isikuandmeid;
1.3.7. Teie isikuandmed on kantud Riigi Tugiteenuste Keskuse peetavasse andmekogusse;
1.3.8 Riigi Tugiteenuste Keskus menetleb Teie või Teiega seotud toetuse taotlust, teostab väljamakseid ja kontrollib toetuste kasutamist;
1.3.9 Riigi Tugiteenuste Keskus on volitatud töötleja tulenevalt Riigi Tugiteenuste Keskuse poolt osutatava tugiteenuse kokkuleppest, sh riigihangete korraldamisel, riigi raamatupidamise korraldamisel, finants- ning personali- ja palgaarvestuse teenuse osutamisel ning dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamisel.
1.3.10. osalete Riigi Tugiteenuste Keskuses kohtumisel lobistina;
 

2. Isikuandmete töötlemise põhimõtted

2.1. Sisemise töökorraldusega püütakse tagada, et isiku eraelu riivataks võimalikult vähe. Isikuandmete töötlemine on seaduslik, õiglane ja läbipaistev. Isikuandmeid kogutakse ja töödeldakse eesmärgipäraselt ja minimaalselt. Rakendatakse turvameetmeid, mis kaitsevaid isikuandmeid ebaseadusliku juurdepääsu ja juhusliku kaotamise ning hävitamise eest. Isikuandmed on õiged ja tagatakse nende parandamine.

2.2. Isikuandmeid säilitatakse ainult ettenähtud aja ja seejärel need kustutatakse.

2.3. Isikuandmete töötlemisel kasutatakse turvameetmeid, mis kaitsevad ebaseadusliku juurdepääsu ja juhusliku kaotamise, hävimise eest.
 

3. Füüsilise isiku õigused
 

3.1 Isikuandmetega tutvumine

3.1.1. Füüsilisel isikul on õigus saada kinnitust selle kohta, kas teda käsitlevaid isikuandmeid töödeldakse (isikuandmete töötlemise eesmärk, isikuandmete liigid, kellele on isikuandmeid avalikustatud, kaua isikuandmeid säilitatakse või kui isikuandmeid ei koguta Teilt, siis teave allika kohta, samuti teave automatiseeritud otsuste kohta) ja kui töödeldakse, siis nendega tutvuda.
3.1.2. Andmetega tutvumiseks tuleb esitada digitaalselt allkirjastatud taotlus Riigi Tugiteenuste Keskus aadressil [email protected] või omakäeliselt allkirjastatud taotlus paberil, aadressil Lõkke 4, 10122 Tallinn. Taotlusele vastatakse esimesel võimalusel, kuid hiljemalt ühe kuu jooksul, arvates taotluse saamisest. Erandlikel juhtudel, eelkõige taotluse keerukust või taotluste hulka arvestades, võib vastamise kuupäeva pikendada kuni 2 kuu võrra.
3.1.3. Põhjendamatute või ülemääraste füüsilise isiku andmete teabenõuete tutvumise taotluste korral on meil õigus nõuda mõistlikku tasu või andmete väljastamisest põhjendatult keelduda.
3.1.4. Riigi Tugiteenuste Keskus keeldub soovi täitmast kui selle täitmine võib kahjustada teise isiku õigusi või vabadusi, kahjustada riiklikku julgeolekut, takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuste täideviimist, või ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

3.2 Isikuandmete parandamine

Füüsilisel isikul on õigus nõuda andmete parandamist ja täiendamist kui need on ebaõiged või mittetäielikud.

3.3. Isikuandmete parandamisest, kustutamisest või isikuandmete töötlemise piiramisest teatamine

Me edastame info isikuandmete parandamise, kustutamise või töötlemise piiramise kohta kõigile, kellele isikuandmed on avaldatud, välja arvatud juhul, kui see osutub võimatuks või nõuab ebaproportsionaalseid jõupingutusi.

3.4 Vastuväite esitamine

Füüsilisel isikul on õigus esitada igal ajal vastuväiteid isikuandmete töötlemise kohta avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks või vastutava töötleja avaliku võimu teostamiseks või õigustatud huvi korral.

3.5 Isikuandmete töötlemise piiramine

Füüsilisel isikul on õigus nõuda isikuandmete töötlemise piiramist, näiteks ajal kui hinnatakse isikuandmete kustutamise nõude rakendumist.

3.6 Nõusoleku tagasivõtmine

Füüsilisel isikul on õigus igal ajal võtta tagasi nõusolek isikuandmete töötlemiseks.

3.7 Isikuandmete kustutamine

3.7.1. Füüsilisel isikul on õigus nõuda oma isikuandmete kustutamist.
3.7.2. Isikuandmed kustutatakse kui:

(a) füüsiline isik võtab tagasi andmete töötlemiseks antud nõusoleku;
(b) isikuandmeid ei ole enam vaja sellel eesmärgil;
(c) puudub õiguslik alus andmete töötlemiseks;
(d) isikuandmeid on töödeldud ebaseaduslikult;
(e) on vaja täita juriidilist kohustust.

3.7.3. Kui isikuandmeid töödeldakse õiguslikul alusel, mis ei luba andmete kustutamist, siis andmeid ei kustutata.

4. Isikuandmete töötlemise põhimõtted

4.1 Riigi Tugiteenuste Keskuse koduleht

Kodulehe külastaja kohta kogutakse ja säilitatakse arvuti või arvutivõrgu internetiaadress (IP-aadress), millest on võimalik tuletada Teie kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiteenuse pakkuja nimi ja aadress, Teie kasutatava arvuti veebilehitseja ja operatsioonisüsteemi tarkvaraversioon ning külastamise aeg (kellaaeg, kuupäev, aasta);

4.1.1 IP-aadresse ei seota isikut tuvastava teabega. Andmeid kogutakse selle kohta, millist kodulehe osa külastatakse ja kui kaua seal viibitakse.

4.1.2 Andmeid kasutatakse külastusstatistika tegemiseks, mille abil arendatakse veebilehte, et muuta seda külastajasõbralikumaks.

4.1.3 Veebilehe külastamise andmeid säilitatakse 12 kuud alates veebilehe külastamisest. Pärast tähtaja möödumist andmed kustutatakse. Andmetele on juurdepääs ka Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuse töötajatel, kellel on selleks meie info- ja sidesüsteemide ekspluatatsiooni ning hoolduse korraldamise ja teostamisega seotud tööülesannete täitmisest tulenev otsene vajadus. Muudele isikutele/asutustele edastatakse Teie andmeid üksnes juhul, kui neil on selleks otsene seadusest tulenev õigus (näiteks kohus või kohtueelne menetleja) ja põhjendatud vajadus.

4.2. Suhtlusvõrgustikud

Suhtlusvõrgustike kasutamisel (näiteks Youtube, Instagram, Facebook), lähtutakse platvormi tingimustest. Viidatud lehed on avalikud ja igaüks saab neid kasutada ja jagada. Kontot külastades kogub Teie kohta andmed meie jaoks kolmas osapool ning nende üle puudub meil kontroll .

4.3 Kirjavahetus

4.3.1 Isikuandmeid võivad sisaldada nii Riigi Tugiteenuste Keskusele saadetud kirjad, teabenõuded, pöördumised ja selgitustaotlused kui ka nendele saadetud vastused. Märgukirjas, teabenõudes, selgitustaotluses või ka muus taotluses sisalduvaid isikuandmeid kasutatakse pöördumise läbivaatamiseks ja sellele vastamiseks.
4.3.2 Riigi Tugiteenuste Keskusesse saabunud kiri registreeritakse dokumendiregistris.
4.3.3 Pöördumine, milles tehakse ettepanekuid riigi või kohaliku omavalitsuse asutuse töö korraldamiseks või milles soovitakse selgitusi riigi või kohaliku omavalitsuse asutuse tegevuse kohta või õigusakti sisu kohta, on avalik. Kui pöördumine sisaldab füüsilise isiku kontaktandmeid, siis sellele dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata.
4.3.4 Dokumendiregistris kuvatakse pöördumise registriandmed, sealhulgas saatja initsiaalid. Isiku pöördumine väljastatakse teabenõude korral, kuid isiku kontaktandmeid ei väljastata.
4.3.5 Kui kiri sisaldab isiku eraelu puutumatust kahjustada võivat teavet või muid andmeid, millele juurdepääs ei ole seaduse alusel lubatud, kehtestatakse sellele juurdepääsupiirang. Teiselt asutuselt saabunud kirjale kehtestab vajadusel juurdepääsupiirangu kirja saatja.
4.3.6 Riigi Tugiteenuste Keskusele saadetud pöördumine, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, edastatakse sellele asjaomasele asutusele, teavitades sellest pöördujat.
4.3.7 Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitatakse 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad üldjuhul hävitamisele. Andmete säilitamise täpne aeg on leitav dokumentide loetelust dokumendi sarjatunnuse ehk indeksi järgi.

4.4 Tööle kandideerimine

4.4.1 Riigi Tugiteenuste Keskusesse tööle (töötajaks) või teenistusse (ametnikuks) kandideerimisel töödeldakse Teie isikuandmeid eesmärgiga leida kandidaat, kelle haridus, töökogemus, teadmised ja oskused vastavad enim töö- või teenistusülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele.
4.4.2 Riigi Tugiteenuste Keskusel on õigus loobuda väljakuulutatud konkursist või muuta juba väljakuulutatud konkursi tingimusi. Sellisel juhul teavitatakse kandidaate kandideerimisel esitatud kontaktandmete kaudu ja avalikkust konkursiteate avaldamise kohas.
4.4.3 Värbamisprotsessis läbivad kandidaadid üldjuhul mitu vooru (sh kirjalik ülesanne, proovitöö) ning kandidaatide testimiseks võidakse kaasata vajadusel välised asjatundjad. Värbamisprotsessis võidakse kandidaadi kohta koguda täiendavat teavet avalikest allikatest. Kandidaadil on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused-vastuväited.
4.4.4 Eeldatakse, et kandideerija on kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks. Samuti on soovitajad nõustunud sellega, et Riigi Tugiteenuste Keskus nende poole teabe saamiseks pöördub.
4.4.5 Kandideerimisdokumente kasutatakse üksnes konkreetse konkursi raames. Kui kandidaat võiks sobida mõnele muule kohale, millele on käimas avalik konkurss, küsitakse kandidaadilt, kas tema kandideerimisdokumente võib edastada hindamiseks teise konkursi eest vastutavale töötajale.
4.4.6 Konkreetsele kohale asumise ettepanek tehakse kandidaadile, kelle haridus, töökogemus, teadmised ja oskused vastavad enim ülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele. Kui teenistusülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele vastavaid kandidaate on rohkem kui üks, koostatakse nendest paremusjärjestus. Paremuselt järgmise kandidaadi võib kohale nimetada avaliku teenistuse seaduse § 18 lõikes 10 sätestatud juhtudel. Sellisel juhul uut konkurssi välja ei kuulutata.
4.4.7 Konkursil osalenutele teatatakse konkursi tulemustest kirjalikult või muul kokkulepitud viisil.
4.4.8 Riigi Tugiteenuste Keskus säilitab konkursi jooksul saadud dokumente järgmistel eesmärkidel:

4.4.8.1 värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks – kuni nõude aegumiseni (1 aasta);
4.4.8.2 paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile ametikohale asumise ettepaneku tegemiseks (150 päeva arvates konkursi võitnud isikule ametikohale asumise ettepaneku tegemisest);
4.4.8.3 kandideerinu nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks.
4.4.9 Kandidaatide avaldusi dokumendiregistrisse ei kanta.
4.4.10 Avalikustamisele ei kuulu ka teave inimese osalemise kohta konkursil.
4.4.11 Teave kandidaadi ametisse nimetamise kohta on avalik.

4.5. Riigi Tugiteenuste Keskuse peetav andmekogu

4.5.1. Riigi infosüsteemi kuuluv andmekogu on avaliku teabe seaduse alusel infosüsteemis töödeldavate korrastatud andmete kogum, mis asutatakse ja mida kasutatakse seaduses, selle alusel antud õigusaktis või rahvusvahelises lepingus sätestatud ülesannete täitmiseks.
4.5.2 Andmekogu vastutav töötleja võib volitada andmete töötlemise, andmekogu majutamise jm korralduslikud nõuded teisele riigi- või kohaliku omavalitsuse asutusele, avalik-õiguslikule juriidilisele isikule või hanke- või halduslepingu alusel eraõiguslikule isikule. Volitatud töötleja on kohustatud täitma vastutava töötleja juhiseid andmete töötlemisel.
4.5.3. Riigi Tugiteenuste Keskuse on vastutav töötleja järgmiste andmekogude osas, mille eesmärkide kohta saab rohkem lugeda siit:

- Struktuuritoetuse register: https://www.riigiteataja.ee/akt/107022025008?leiaKehtiv;

- Riigihangete register: https://www.riigiteataja.ee/akt/113042023003?leiaKehtiv;

- Riigi personali- ja palgaarvestuse andmekogu: https://www.riigiteataja.ee/akt/123082022004?leiaKehtiv

4.6 Toetuste menetlemine

4.6.1 Riigi Tugiteenuste Keskus menetlev toetuse taotlemisega seotult isikuandmeid, sh eriliigilisi isikuandmeid üksnes õigusliku aluse olemasolul.

4.6.2 Toetuse väljamakse tegemiseks küsitakse Teie pangakonto andmeid.

4.6.3 Täpsem informatsioon Riigi Tugiteenuste Keskuse jagatavate toetuste kohta on leitav siit: https://www.rtk.ee/toetused-ja-taotlemine/taotlusvoorud/avatud-ja-suletud-taotlusvoorud

4.7 Volitatud töötleja ülesannete täitmine

4.7.1 Riigi Tugiteenuste Keskus on isikuandmete volitatud töötleja tulenevalt Riigi Tugiteenuste Keskuse poolt osutatava tugiteenuse kokkuleppetest ning nende lahutamatuks osaks olevatest toimemudelitest.

4.7.2 Finants- ning personali- ja palgaarvestuse teenuse osutamisel hallatakse kliendi töötajate ja muude tasu saavate füüsiliste isikute personaliandmeid ning korraldatakse palgaarvestust koos maksude arvestusega. Personali- ja palgaarvestuse teenust osutatakse standardiseeritud toimemudeli alusel. Täpsem info: https://www.rtk.ee/finantsarvestus-ja-personaliteenus/arvestusteenused/personali-ja-palgaarvestus

4.7.3 Riigihangete korraldamisel lähtub Riigi Tugiteenuste Keskus teenuse osutamisel riigihangete seadusest, Riigi Tugiteenuste Keskuse riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise korrast ning asutuse ja Riigi Tugiteenuste Keskuse vahel sõlmitud kokkuleppest. Vabatahtliku keskse hankimise raames on osutab Riigi Tugiteenuste Keskus teenust lähtuvalt poolte vahel sõlmitud kokkuleppele. Teenust osutatakse vastavalt kokkulepitud riigihangete korraldamise toimemudelile. Täpsem info: https://www.rtk.ee/riigihangete-korraldamine/riigihangete-korraldamine/teenus-ja-kliendid.

4.7.4 Finantsarvestuse teenuse osutamisel kajastab Riigi Tugiteenuste Keskus tehingud raamatupidamisarvestuses asutustest saadud info alusel, teeb maksed ning kajastab ülekanded ja laekumised, arvestab ja deklareerib maksud, peab toetusprojektide arvestust ja valmistab ette maksetaotlused. Riigi Tugiteenuste Keskus osutab finantsarvestuse teenust nn jagatud teenuse põhimõttel, st tegevuste jaotus on kehtestatud asutuse ja Riigi Tugiteenuste Keskuse vahel toimemudelitega. Teenuse osutamiseks kasutatakse riigi ühtset majandusarvestustarkvara SAP ja sellega seotud toetavaid infosüsteeme (aruandluse infosüsteem SAP Business Object, riigitöötaja iseteenindusportaal ja e-arvete menetluskeskkond). Vajadusel on majandustarkvaraga liidestatud klientide põhitegevuse infosüsteemidega. Täpsem info: https://www.rtk.ee/finantsarvestus-ja-personaliteenus/arvestusteenused/finantsarvestus.

4.7.5 Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamisel korraldab Riigi Tugiteenuste Keskus teenindatava asutuse dokumendiringluse, administreerib dokumendihaldussüsteemi ja haldab arhiivi vastavalt kehtivatele õigusaktidele ning dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse toimemudelile ning peab ametnike teenistuslehtede arhiivi. Täpsem info:  https://www.riigiteataja.ee/akt/110012024007.

4.8 Kohtumisel lobistiga osalemine

4.8.1 Andmed lobistidega kohtumise kohta avaldatakse Riigi Tugiteenuste Keskuse veebilehel. Lobistidega kohtumise avalikustamise eesmärk on suurendada lobitöö ja huvirühmadega suhtlemise läbipaistvust. Läbi kohtumiste avalikustamise on poliitikategemine avalikkusele arusaadavam ning võimaldab paremini mõista, millised huvirühmad poliitikakujundamises osalevad ja kaasa räägivad.

4.8.2 Teave kohtumiste kohta säilitatakse kuni vajaduse möödumiseni kuid mitte kauem kui viis aastat.

4.9 Küsitlustes ja uuringutes osalemine

4.9.1 Riigi Tugiteenuste Keskus viib läbi küsitlusi ja uuringuid oma teenuste arendamiseks ning kasutajate rahulolu hindamiseks.

4.9.2 Küsitlustes ja uuringutes osalemine on vabatahtlik. Isikuandmete töötlemise õiguslik alus on isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) artikkel 6 lõige 1 punkt a – andmesubjekti nõusolek. Uuringus osalejal on õigus võtta igal ajal tagasi nõusolek andmete töötlemiseks ning kasutada muid andmesubjekti õigusi.

4.9.3 Küsitluste ja uuringute läbiviimiseks võib Riigi Tugiteenuste Keskus kasutada volitatud töötlejat. Volitatud töötleja tagab isikuandmete kaitse vastavalt kehtivatele õigusaktidele. Volitatud töötleja töötleb andmeid üksnes Riigi Tugiteenuste Keskuse juhiste alusel ning ei kasuta neid muul eesmärgil ega edasta kolmandale isikule.

4.9.4 Kogutud andmeid säilitatakse isikustatud kujul kuni 1 aasta, misjärel need anonümiseeritakse.

5. Avaandmed

Me ei avalda avaandmetena:

5.1.dokumendihaldussüsteemi andmeid;

5.2 Riigi personali- ja palgaarvestuse andmekogu andmeid;

5.3. muid isikuandmeid sisaldavaid andmeid.

6. Isikuandmete töötlemise rikkumised

6.1 Kõik isikuandmetega seotud rikkumised, sealhulgas rikkumise asjaolud, mõju ja rakendatud meetmed, dokumenteeritakse.

6.2 Me teavitame rikkumisest järelevalveasutust (Andmekaitse Inspektsioon) põhjendamatu viivituseta ja võimaluse korral 72 tunni jooksul pärast sellest teada saamist, välja arvatud juhul, kui rikkumine ei kujuta endast tõenäoliselt ohtu füüsiliste isikute õigustele ja vabadustele.

6.3 Suure ohu puhul andmesubjekti õigustele ja vabadustele teavitatakse andmesubjekti.

6.4 Järelevalveasutus (Andmekaitse Inspektsioon) võib hinnata, et andmesubjektide teavitamine pole vajalik.

7. Kontaktandmed

Täiendavat infot isikuandmete töötlemise kohta saate andmekaitsespetsialistilt: [email protected].

 
8. Kaebuse esitamine

8.1 Kui Te ei ole andmekaitsespetsialisti pakutud info või lahendusega rahul, siis pöörduge:

Riigi Tugiteenuste Keskus
Lõkke 4, 10122 TALLINN
[email protected]
www.rtk.ee
Üldtelefon: +372 6638200

8.2 Füüsilisel isikul on õigus pöörduda järelevalveasutuse poole (Andmekaitse Inspektsioon) kui ta leiab, et isikuandmete töötlemine riivab tema õigusi.