Lisatasude SAPi saatmine

Lisatasude SAPi saatmine

RTK palgaarvestaja saab portaali töölauale tööülesande lisatasu maksmise taotluse täitmiseks (= tasude SAPi saatmiseks). 
NB! Tööülesanne tekib palgaarvestajale selle asutuse töölauale, kus lisatasu taotlus on vormistatud. 
Näiteks välisministeeriumi lisatasu taotluse tööülesanne on palgaarvestaja jaoks välisministeeriumi töölaual.

Tööülesandel klikkimine avab taotluse vormi. 

Taotlusel on kuvatud asutuse poolt valitud tasuliigi SAP kood [1].
Tabelis "Töötajate lisatasud SAPi saatmata" on vaikimisi kuvatud 25 töötaja lisatasud. Seda väärtust saab muuta [2].

Lisatasude SAPi saatmiseks tuleb tabelis märgistada märkeruudud nende nimede ees, kelle lisatasusid soovitakse SAPi saata [3]. Tabeli päises olevat linnukese lahtrit märgistades on võimalik korraga panna linnukesed kõikide töötajate nimede ette [4].

Kollase taustaga plokis "Saada valitud töötajate lisatasud SAP-i" tuleb valida infotüüp, kuhu lisatasusid SAPis saata soovitakse [5].
Infotüüpide valik sõltub asutuse poolt valitud tasuliigist ja SAPi seadistustest (s.t. tasuliigile lubatud infotüüpide valik tuleneb SAPi seadistustest).
Kui valida "IT0015 Ühekordsed tasud ja kinnipidamised" või "IT0267 Vahearvestuse tasud" on kohustuslik lisada ka kuupäev [6]. 
IT0267 puhul tähendab valitud kuupäev tegelikku maksmise kuupäeva. 
IT0015 puhul makstakse tasu asutuse palgapäeval. 

"IT0008 Palk" ja "IT0014 Korduvad tasud ja kinnipidamised" puhul kuupäeva valikut ei teki.

Kui linnukesed ning kuupäev on lisatud, siis vajuta nuppu "Saada SAP-i". Käivitub andmevahetus SAPiga, mis nimekirja suurusest sõltuvalt võib võtta vähem või rohkem aega.

Kui lisatasud on edukalt SAPi saadetud, kuvatakse õnnestumise teadet rohelisel taustal.

SAPi saadetud lisatasude tabelisse tekib kolm täiendavat veergu:

1. Palgaarvestaja [7], kus kuvatakse tasusid SAPi saatnud palgaarvestaja nime.
2. SAP [8], kus kuvatakse selle infotüübi SAP koodi, kuhu lisatasud saadeti; tasuliigi SAP koodi ja tasu SAPi sisestamise kuupäeva IT0015 ja IT0267 korral.
3. Töötaja SAP ID [9]

Lisatasu saajaid koos summadega on võimalik ka Excelisse salvestada [10].

​

Andmevahetuse vead

Lisatasude SAPi saatmisel võib tekkida andmevahetuse vigu. Olukordi võib ette tulla erinevaid:

• taotlusel on ainult üks töötaja ja tema lisatasu SAPi saatmisel tekib andmevahetuse viga;
• taotlusel on mitu töötajat - neist osade lisatasud liiguvad SAPi, aga osade puhul tekib andmevahetuse viga;
• taotlusel on mitu töötajat - kõigi osas tekib andmevahetuse viga. 

Ükskõik, kas viga tekib ühe või mitme töötaja kohta, siis kuvatakse taotluse päises punasel taustal veateadet:

Tähelepanu!
SAP andmevahetus tehtud, aga osadel kirjetel ilmnes vigu. Need isikud on nimekirjas märgistatud ja veateade on saadaval vastava ikooni alt. Peale vigade parandust saad need kirjed uuesti SAP-i saata.

Töötaja nime juures kuvatud punane keelumärgi ikoon näitab, millise isiku osas andmevahetuse viga tekkis. Hiirega ikoonile peale liikudes  kuvatakse vea selgitust. 

Näiteks ingliskeelne viga "Personnel number could not be locked" tähendab, et SAPis oli mõnel kasutajal vastava töötaja isikukaart PA30ga avatud ning süsteem ei saanud samal ajal oma sisestustööd teha. Veaolukorra parandamiseks tuleb SAPis isikukaardilt lahkuda ning lisatasu uuesti SAPi saata.

Näiteks ingliskeelne viga "No org. assignment data available for ..."  tähendab, et töötajal puudub kehtiv töösuhe lisatasu maksmise alguskuupäeval (tuli tööle hiljem). Veaolukorra parandamiseks tuleb korrigeerida lisatasu ajavahemikku taotlusel. Selleks tuleb töötaja nime ette panna linnuke ning vajutada tabeli all olevat nuppu "Paranda valitutel ajavahemikku". Avaneb väike aken, kus on võimalik korrigeerida kuupäevi.

​

Vale tasuliik

Võib juhtuda, et asutus on lisatasu taotlusel valinud vale tasuliigi [1]. Sel juhul on palgaarvestajal tööülesande täitmise käigus võimalik tasuliiki korrigeerida. Lahtrisse "Lisatasu liigi SAP koodi parandus" [2] tuleb sisestada õige tasuliigi SAP kood. Tasuliigi koodi muutmisel muutub ka infotüüpide valik, kuhu lisatasusid saata saab [3].
Näiteks oli taotlusel määratud tsauliigiks 4026, mistõttu vastavalt SAPi seadistustele saab seda saata üksnes palga infotüübile.
Palgaarvestaja vahetab tasuliigi ning sisestab uueks koodiks 4208, mistõttu vastavalt SAPi seadistustele saab seda saata infotüüpidele: Ühekordsed tasud, Korduvad tasud ja Vahearvestuse tasud.

Võimalik SAP infotüüpide valik sõltub valitud/sisestatud tasuliigist.
Paremal pool muudab palgaarvestaja tasuliigi SAP koodi ja vasakul poolel muutub automaatselt infotüüpide valik, kuhu lisatasu SAPis saata on võimalik.

​

​

IT0015 Ühekordsed tasud ja IT0267 Vahearvestusega tasud

IT0015 või IT0267 peale jõuab töötaja lisatasu järgmiselt:

[1] Tasuliigi kood
[2] Summa koos valuutaga
[3] Väljamakse kuupäev
[4] Käskkirja number 
[5] Käskkirja kuupäev 

RTIPis võib lisatasul olla muudetud finantsdimensioone. Seda indikeerib tasu rea lõpus fin.dim. nupu juures olev pliiatsi ikoon.
Ikoonil hiirega peal hõljudes ilmub tekst "Finantsdimensioonid muudetud portaalis".

Hiirega üle finantsdimensioonide nupu liikudes on omakorda näha valitud dimensioonid ning kas on lisaks rakendatud summa jagamist erinevate kulutunnuste vahel.

Kui portaalis on lisatasul muudetud dimensioone, aga summa jagamist ei ole, siis jõuab määratud summa SAPis IT0015 või IT0267 peale koos valitud kulutunnustega (kululiblikas).

Kui portaalis on lisatasul muudetud dimensioone ja täiendavalt on summa jagatud erinevate kulutunnuste vahel, siis jõuab määratud summa SAPis IT0015 või IT0267 peale tükeldatuna, s.t. erinevate kulutunnuste tõttu jagatakse summa väiksemateks osadeks ja iga osa varustatakse oma kulutunnustega. 
 

Näiteks kui portaalis on tasu jagatud kaheks, tekib SAPi 2 tasu rida, kui kolmeks, siis 3 tasu rida jne. Igal real on küljes oma kulutunnustega kululiblikas.

​

​

IT0014 Korduvad tasud 

Kui portaali lisatasu taotlusel on väljamakse reeglite plokis näidatud, et tegemist on igakuise maksega [1], ajavahemikuks [2] on valitud pikem periood ja valitud tasuliik [3] on selline, mis SAPi seadistuste kohaselt sobib "IT0014 Korduvad tasud" peale, siis tuleb SAP infotüüpide loetelus lisada linnuke IT0014 Korduvad tasud [4] ette.

IT0014 peale jõuab töötaja lisatasu järgmiselt:

[1] Maksmise ajavahemik
[2] Tasuliigi kood
[3] Summa koos valuutaga
[4] Käskkirja number 
[5] Käskkirja kuupäev 

RTIPis võib igakuisel lisatasul olla muudetud finantsdimensioone. Seda indikeerib tasu rea lõpus fin.dim. nupu juures olev pliiatsi ikoon.
Ikoonil hiirega peal hõljudes ilmub tekst "Finantsdimensioonid muudetud portaalis".

Hiirega üle finantsdimensioonide nupu liikudes on omakorda näha valitud dimensioonid ning kas on lisaks rakendatud summa jagamist erinevate kulutunnuste vahel.

Kui portaalis on lisatasul muudetud dimensioone, aga summa jagamist ei ole, siis jõuab määratud summa SAPis IT0014 peale koos valitud kulutunnustega (kululiblikas).

Kui portaalis on lisatasul muudetud dimensioone ja täiendavalt on summa jagatud erinevate kulutunnuste vahel, siis jõuab määratud summa SAPis IT0014 peale tükeldatuna, s.t. erinevate kulutunnuste tõttu jagatakse summa väiksemateks osadeks ja iga osa varustatakse oma kulutunnustega. 

Ajavahemikuks poolik kuu

RTIPis valitud igakuise lisatasu ajavahemik ei pea olema täis kuudes (s.t  algus = kuu esimene kp ja lõpp = kuu viimane kp), vaid võib olla valitud selliselt, et algus ja/või lõpp on kuu keskel.

Sel juhul tasu "IT0014 Korduvad tasud" infotüübile saates tükeldatakse tasu järgmiselt:

"IT0014 Korduvad tasud" peale kandub portaalis määratud summa [1] nendeks kuudeks, mis portaalis näidatud ajavahemiku sees on täis kuud [2].
Näiteks kui valitud ajavahemikuks on 07.02.2022 - 20.05.2022, siis IT0014 peale tekib kirje perioodiks 01.03.2022 - 30.04.2022.

Poolikute kuude perioodide puhul arvutatakse välja ühe tööpäeva lisatasu, korrutatakse see poolikusse kuusse jäävate tööpäevade arvuga ning saadud summa lisatakse "IT0015 Ühekordsed tasud" peale.
Näiteks kui portaalis valitud ajavahemikuks on 07.02.2022 - 20.05.2022, siis IT0015 peale tekib kaks kirjet summadega, mis on arvutatud perioodide 07. - 28.02.2022 [3] ja 01.-20.05.2022 [4] alusel.
Date of origin välja kuupäevaks pannakse pooliku alguskuu puhul kuu viimane kuupäev ja pooliku lõpu kuu puhul perioodi lõpu kuupäev.

Kui portaalis on poolikute kuudega lisatasul muudetud dimensioone ja täiendavalt on summa jagatud erinevate kulutunnuste vahel, siis jõuab määratud summa SAPis nii IT0014 kui IT0015 peale tükeldatuna, s.t. erinevate kulutunnuste tõttu jagatakse summa väiksemateks osadeks ja iga osa varustatakse oma kulutunnustega. 

IT0014 peale tekib kaks või enam kulurida (sõltuvalt portaalis tehtud jagamisest). 
IT0015 peale tekib neli või rohkem kulurida (sõltuvalt portaalis tehtud jagamisest), kus jällegi poolikute kuude perioodide puhul arvutatakse välja ühe tööpäeva lisatasu, korrutatakse see poolikusse kuusse jäävate tööpäevade arvuga ning saadud summa lisatakse "IT0015 Ühekordsed tasud" peale.

​

​

IT0008 Palk

Kui portaali lisatasu taotlusel on väljamakse reeglite plokis näidatud, et lisatasu maksmise puhul tuleb arvestada tööl oldud aega [1] ja valitud tasuliik [2] on selline, mis SAPi seadistuste kohaselt sobib "IT0008 Palk" peale, siis SAP infotüüpide loetelus ongi ainus võimalik valik "0008 Palk" [3].

SAPi saatmisel tekib palga infotüübile uus kirje portaalis määratud alguse ja lõpu kuupäevaga [4], kus põhipalgale on lisandunud portaalis valitud tasuliik ja summa [5]. Kirje tekib kindla lõppkuupäevaga, kui portaalis valitud ajavahemikul on kindel lõppkuupäev. 
Kirjele lisatakse portaalis loodud käskkirja number [6] ja kuupäev [7].

Finantsdimensioonid

Kui asutus on portaalis valinud tasuliigi, mis SAPis liigub palga infotüübile ning täiendavalt seadistanud finantsdimensioonid, siis tekib SAPis Kulude jagamise infotüübile (IT0027) uus kirje, mille alguse ja lõpu kuupäevad on vastavalt portaalis valitud ajavahemik ning protsendi määrad on portaalis lisatasu summale seadistatud määrad.

Asutus ei tea, et valides palga infotüübile sobiva tasuliigi ning seadistades kulutunnused üksnes lisatasu summale, mõjutab see tegelikkuses kogu palga maksmist valitud ajavahemikul. Seetõttu tuleb palgaarvestajal kulutunnuseid SAPis käsitsi korrigeerida arvutades välja, kui suure osakaalu kogupalgast moodustab portaalis määratud lisatasu ning korrigeerides kulude jagamise infotüübil protsendi määra vastavalt arvutusele. 

​

​

Tasu periodiseerimine

Kui asutus soovib lisatasu maksta minevikus pikema perioodi jooksul tehtud töö eest [1], peaks see SAPis minema keskmiste arvutamise alusesse.
Kui asutus on valinud tasuliigi (või palgaarvestaja on täitmise sammus tasuliiki korrigeerinud) [2], mis peab käituma paaris tasuliigina (näiteks 4340-4345), siis portaalist tuleb palgaarvestajal valida infotüübiks "IT0015 Ühekordsed tasud" või "IT0267 Vahearvestuse tasud" [3] ning tasud SAPi saata. Süsteem lisab ise paaris tasuliigiga koos käiva tasuliigi Korduvate tasude infotüübile (IT0014).

SAPi tekib portaalis valitud tasuliigiga ja summaga kirje kas IT0015 või IT0267 peale (vastavalt palgaarvestaja valikule) ning täiendavalt IT0014 peale kirje paaris tasuliigiga ja sama summaga. Süsteem arvutab ja lisab korduvate tasude infotüübile ka periodiseerimise kuude arvu.

Kui portaalis on periodiseerimisele minevale tasule lisatud veel finantsdimensioonide jagamine, tükeldatakse mõlemale infotüübile minevad kirjed väiksemateks summadeks ning lisatakse kulutunnused vastavalt portaalis valitule.

​