Kirjutasime dokumendihalduse pilootprojektist RTK uudiskirjas täpselt aasta tagasi. Kuidas vahepeal projekt edenenud on?
Kuna ajakava on tihe, siis on läinud tempokalt. Üldjoontes võib öelda, et oleme püsinud projektiplaanis – teenuse analüüsi ja kirjeldamise etapp on läbitud ning oleme jõudnud projekti kolmandasse etappi – teenusele üleminekuga seotud tegevused. Siinkohal suur aitäh kõigile projektis osalejatele – piloodis osalevate asutuste ja ministeeriumide dokumendihaldurid, olulised partnerid Andmekaitse Inspektsioon, Rahvusarhiiv ja RIK, SMIT, RMIT. Vaatamata keerulisele protsessile ning pingelisele ajakavale on koostöö olnud väga toetav ja sisutihe.
Kas saab välja tuua mingeid suuremaid väljakutseid, millega enne ei olnud võimalik arvestada?
Kõige suurem väljakutse on olnud uue dokumendihaldussüsteemi IT-lahendusega seonduv protsess, kus RTK ei ole küll eestvedaja rollis, kuid oleme partnerina kaasatud. Meie esialgne lootus oli, et saame pilootprojektiga liikuda paralleelselt uue süsteemi arendamise ja kasutuselevõtmise ajakavaga, kuid DHSi uue platvormi arendusprotsess on osutunud keerukamaks ning jäänud praegu erinevatel põhjustel ajakavas maha. Suur samm tuleviku suunas on küll tehtud – ära on kirjeldatud ootused uue süsteemi arhitektuurile ja funktsionaalsustele ning tehtud on otsus viia kõik täidesaatva riigivõimu asutused üle ühele (uuele) dokumendihaldussüsteemile. Praegu käib rahastustaotluste voor ning väga loodame, et veel selle aasta lõpuks selgub täpsem arenduste ajakava. Praegu liigume piloteeritavate asutustega teenusele olemasolevate dokumendihaldussüsteemidega (10 asutust kasutab Deltat ja 1 asutus Livelinki).
Ka õigusruumi osas olnud alates projekti algusest kõhklusi. Põhiküsimused olid:
- Kas õigusaktide kohaselt saab dokumendihaldus- ja arhiiviteenust osutada teine asutus?'
- Kes vastutab sisuliselt teenuse eest?
- Kes on avaliku teabevaldaja? Kes on arhiivimoodustaja?
Küsimusi on arutanud õiguse töörühm, kus on osalenud ka Andmekaitse Inspektsiooni, Justiitsministeeriumi ning Rahvusarhiivi esindajad. Tänaseks oleme jõudnud seisukohale, et RTK saab olla ainult volitatud töötleja. Teabevaldaja (vastutav töötleja) ja arhiivimoodustaja on asutus. Õigusaktides otseseid takistusi teenuse osutamiseks ei ole, küll aga on vaja asutusega sõlmitavas teenuslepingus (ja toimemudelis) reguleerida volitatud töötleja õigused ja kohustused.
Millised asutused on pilootprojektiga liitunud?
Piloodiga on liitunud kokku 11 asutust – 5 ministeeriumit ja 6 asutust:
- Kultuuriministeerium
- Justiitsministeerium
- Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium
- Rahandusministeerium
- Sotsiaalministeerium
- Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet
- Statistikaamet
- Riigi Tugiteenuste keskus
- Konkurentsiamet
- Andmekaitse Inspektsioon
- Patendiamet
Meie eesmärk oli leida pilooti erinevaid asutusi, et oleks kaetud nii ministeeriumide kui ka haldusala asutuste vaade, sh suuremad ja väiksemad asutused, määravad olid ka dokumendimahud ja teenuse tänane ülesehitus. Päris mitmes asutuses olid piloodi ajal toimumas sisemised protsessimuudatused, mis muutsid teenuse kirjeldamise keerukamaks. Seetõttu 3 asutust – Konkurentsiamet, Andmekaitse Inspektsioon ja Patendiamet – liiguvadki teenusele teistest pisut erinevas ajakavas (2023 II kvartal).
Mis seisus projekt hetkel on? Mis on lähiaja olulisemad tegevused?
Hetkel oleme jõudnud kolmandasse etappi – ületulekuga seotud tegevused. Põhifookus on ületulevast personalist ülevaate saamisel ning ametikohtade ettevalmistamisel.
Oktoobris soovime korraldada infopäeva, kuhu ootame dokumendihaldureid ja arhivaare, kelle ametikoht liigub 1. jaanuarist 2023 RTKsse. Infopäeval tutvustame RTK-d organisatsioonina, räägime teenusest ja töökorraldusest, et anda tuleviku osas kindlustunnet ning omavahel tutvuda. Ka tehnilised teemad vajavad ettevalmistamist – arvutitöökohad, tööks vajalikele süsteemidele ligipääs, jmt.
Uuest aastast alustab pilootprojekti nö põhiosa – liitunud asutuste dokumendihaldus hakkab toimuma RTKs. Mida see täpselt tähendab RTK-le ja liitunud asutustele? Kuidas edasine töökorraldus hakkab olema?
Põhimuudatus on see, et liitunud asutustele pakub uuest aastast dokumendihaldus- ja arhiiviteenust RTK. Selleks luuakse meil uus osakond – dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakond, kus hakkab olema 15-17 töötajat (dokumendihaldurid, arhivaarid). Dokumendihalduritel ja arhivaaridel on kindlad teenindatavad asutused. Lühidalt teenuse sisu avades:
- töö dokumentidega: asutuse postkasti haldamine, dokumentide registreerimine, menetlusse suunamine, täitmise jälgimine, dokumentide väljasaatmine.
- dokumendihaldussüsteemi administreerimine: süsteemi seadistamine, kasutajatugi, koolitused ja arenduste keskne tellimine.
- arhiiviteenus: asutuse arhiivi haldamine, dokumentide arhiveerimine, säilitamine, hävitamine, arhivaalide üleandmise ettevalmistamine Rahvusarhiivi, arhiivipäringutele vastamine.
- asutuse töötajate toetamine ja nõustamine dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse teemadel.
Täpsem teenuse sisu ning osapoolte rollid ja vastutused on kirjeldatud toimemudelis. Lisaks juhindume teenust osutades asutuse sisemistest kordadest (teabehalduskord/asjaajamiskord, liigitusskeem, jm).
Töökorralduslikult tähendab see seda, et enamus dokumendihaldureid hakkavad asuma RTK-s ja pakkuma keskset tuge meie Tallinna või Tartu kontorist. Asutuses kohapeal hakkavad olema arhivaarid (kui arhiiv asub teenuse saaja juures) ning üksikute asutuste puhul ka kokkulepitud aegadel dokumendihaldur, kes tegeleb kohapeal paberdokumentide vastuvõtmise ja väljasaatmisega.
Teenindatavate asutuste töötajad saavad oma küsimuste ja muredega meie poole pöörduda e-posti või telefoni teel. Abistame ja toetame erinevaid kanaleid kasutades, sh vajadusel asutusse kohapeale minnes. Täpsemad kontaktid saadame asutustele aasta lõpus.
Mis edasi?
1. jaanuarist liigume esimeste asutustega teenusele. Kindlasti teenusele üleminekuga pilootprojekti tegevused ei lõpe, vaid pigem võib öelda, et kõik alles algab! RTK-sse tekib tugev kompetentsikeskus ning koostöös asutustega jätkame teenuse ühtlustamist ja arendamist. Näiteks jätkame 2023. aastal liigitusskeemi ühtlustamisega. Selle tulemusel valmib ühtlustatud raamliigitusskeem, mida asutused saavad enda liigitusskeemi koostades aluseks võtta. Asume arhiiviteenust põhjalikumalt analüüsima, et teenust ühtlustada ning võimalikult efektiivselt korraldada. Jätkuvalt oleme kaasatud uue dokumendihaldussüsteemi arendusprotsessi ning ka selle kaudu jätkame teenuse ühtlustamist.
