Dokumendihalduse ühendamise projekti võimalik kokkuhoid ulatub miljonitesse eurodesse

Mis on dokumendihalduse konsolideerimise projekt? 

Dokumendihalduse konsolideerimise pilootprojekt on RTK järgmine väljakutse avaliku sektori tugitegevuste tõhustamisel. Kui praegu on dokumendihalduse korraldus riigiasutustes iga asutuse enda nägu, siis projekti eesmärk on välja selgitada, kas keskne dokumendihaldusteenus aitab tõsta teenuse kvaliteeti ning muuta seda efektiivsemaks. Selleks tahame kasutusele võtta ühtse dokumendihaldussüsteemi (DHS), mis annab võimaluse dokumendihalduse protsesside ja praktikate ühtlustamiseks, vähendab dubleerimist, lihtsustab nii asutusesisest kui asutustevahelist andmevahetust, suurendab kiirust ja andmete kvaliteeti. Kõige selle tulemusel kujuneb loodetavasti ka lihtsam ja kiirem suhtlus riigiga.

Pilootprojekti tulemusel koondub piloteeritavates asutustes dokumendihaldusteenus keskselt RTKsse. Täpsem toimemudeli väljatöötamine on üks projekti esmaseid tegevusi, kuid suures pildis jaguneb see RTK ja teenuse saaja vahel järgmiselt:

Tegemist on pilootprojektiga, mille eesmärk on välja selgitada keskse teenuse tasuvus nii kvalitatiivses kui ka rahalises mõõtmes ja mille lõpptähtaeg on 31.12.2022.   

Kogu projekti puhul on minu jaoks väga oluline meeles pidada, et dokumendihaldus on asutuse tugitegevus, mis toetab põhitegevuste elluviimist ning sisuinimesi nende igapäevases töös. Seega on teenuse kujundamisel hästi tähtis asutuste kaasamine, koostöö ja kuulamine, võimalusel paindlikkuse säilitamine seal, kus see on põhitegevusest tulenevalt oluline - et tugi oleks päriselt toetav ning ei tekiks dubleerivaid tegevusi kahe asutuse vahel. Selle saavutamine on kindlasti üks projekti olulistest väljakutsetest.

Samas näitas COVID-19 eriolukorras tegutsemine, et peaaegu kõiki tegevusi on võimalik teha kodukontorist, st virtuaalselt (v.a töö paberdokumentidega). Ka Haridus- ja Noorteametis, kus ma töötasin varem, läksime juba enne eriolukorda suurema osa dokumendihaldus- ja assistenditeenusega piletite ehk e-kirja teel saadetud pöördumiste põhisele teenindamisele, mis toimis üle-eestiliselt ning dokumendihalduri või assistendi asukoht ei omanud seejuures enam rolli. Sellele eelnes aga olukord, kus isegi ühe asutuse erinevate struktuuriüksuste praktikad olid väga erinevad, mis tuli saada ühele pildile ja otsida ühisosa ja võimalusi ühtlustamiseks. Teenuse ühtlustamine ja standardiseerimine ning teenuse sisus, toimemudelites ja vastutajates kokku leppimine on vundament, millesse tuleb ka selle projekti käigus oluliselt panustada.

Miks me seda teeme? Kust on dokumendihalduse liitmise idee alguse saanud?

Lühidalt öeldes, et tuua dokumendihalduse valdkonda uusi arengusuundi, tõsta teenuse kvaliteeti ning muuta valdkonna korraldus avalikus sektoris tervikuna efektiivsemaks ning koosvõimelisemaks.

Pisut põhjalikum vastus on see, et pilootprojektile on eelnenud Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi (MKM) tugev eeltöö koostöös ministeeriumide dokumendihalduse eest vastutajatega. 2020. a valmis analüüs , mille käigus toimus 63 valitsusasutuse ja nende hallatavate asutuste dokumendihaldusteenuse hetkeolukorra kaardistamine, seniste konsolideerimiskogemuste analüüs. Analüüsi ja sellest tulenevat ettepanekutega on võimalik tutvuda siin.

Analüüsist ilmnes, et kesksele teenusele üleminekuga on võimalik tööprotsesse rohkem automatiseerida, lihtsustada ning seeläbi rohkem tööaega ja kulusid kokku hoida. Välja toodi kolme alternatiivse toimemudeli teostatavus- ja tasuvusanalüüs, mis erinesid üksteisest peamiselt teenuse ulatuse poolest – näiteks kas asutusele  jääb kasutusele üks või mitu DHSi, kas kõigi dokumentidega tegelemine liigub keskselt RTKs või sisedokumendid jäävad asutusse, jne. Analüüsi tulemus näitas, et kõige efektiivsem on kasutusele võtta üks DHS ning teenus hõlmab kogu dokumendi- ja arhiiviteenust. Asutuse korraldada jääb teabehalduse üldine korraldus, assistenditeenus ja riigisaladusega seonduv.

Analüüsis prognoositakse uue süsteemi juurutamise tulemusel riigi kulude kokkuhoidu ca 2,9 mln eurot aastas ning töötajate teistele teenustele või sektoritesse ümbersuunamise potentsiaal on vähemalt 10% ehk ca 60 FTE ulatuses.

Veel võib põhjusena välja tuua ka selle, et dokumendihalduse osakaal üldises teabehalduses väheneb, st palju dokumente kolib DHSidest välja ning lähitulevikus on see pigem jätkuv trend. Näitena võib tuua Riigitöötajate Iseteenindusportaali (RTIP), kuhu on täna liikunud enamus personalidokumente või Riigihangete Registri, kus hallatakse riigihangetega seotud dokumente. Lisaks asutuse põhiinfosüsteemid (menetluskeskkonnad), mida arendatakse üha enam suunaga hallata protsessi kui tervikut, sh selle käigus tekkivaid dokumente (nt taotlused, otsused, lepingud, jm). Tuginedes MKMis läbi viidud uuringutele, registreeriti DHS-ides 2019. aastal 732 000 dokumenti vähem kui 2018. aastal ning 2020. a toimus vähenemine veel 240 000 dokumendi võrra. Seega dokumentide arv väheneb ning see on üks põhjuseid, mis tingib teenuse ümberkujundamise ja efektiivsemaks muutmise vajaduse kogu avalikus sektoris tervikuna.

Mis muutub? Mis on tulevikus paremini?

Palju on eelnevate küsimuste juures juba välja toodud, kuid lisan veel mõned olulised märksõnad:

Dokumendihaldusteenus läheb ühetaolisemaks ning selgemaks, sh asutusesisesed ja asutustevahelised protsessid. Oma varasemas tööelus puutusin kokku sellega, et tänast asutuse vaadet iseloomustab sageli süsteemide mitmekesisus, palju on dubleerimist ja käsitööd andmete sisestamisel, sh kui infovahetus toimub avaliku sektori asutuste vahel, puuduvad liidesed ja/või seosed süsteemide vahel, tavakasutajatel on keeruline süsteemides (sh DHSis) orienteeruda ning saada tööks vajalikku infot, jne, jne. Väga soovin, et projekti tulemusel suudaksime siin luua selgust ning aidata kaasa paremate praktikate tekkeks, sh kasutades lahendusi ja võimalusi, mis muudavad protsesse efektiivsemaks.

Valdkonnaga seotud kompetentside koondumine ühte organisatsiooni ning võimalus tööd efektiivsemalt korraldada. MKMi läbiviidud analüüs näitas, et dokumendihalduse kompetentsiga töötajate olukord asutustes on väga erinev. Ühtsele teenusele üleminek annab võimaluse koondada dokumendihalduse alane kompetents ühte kohta, mis omakorda annab võimaluse kvaliteetsemale teenusele,  ressursi paremale ja efektiivsemale kasutusele ning paindlikele võimalustele töö korraldamiseks (töötamine erinevates asukohtades, asendused, koolitused, jne). RTK-sse tekib valdkondlik kompetentsikeskus ja sünergia parimate lahenduste leidmiseks.

Kes on pilootprojekti kaasatud?

Pilootprojektiga liitumine on vabatahtlik, kuid rõõm on tõdeda, et tänaseks oleme saanud RTK nõukoja liikmete kaudu mitme ministeeriumi ja haldusala valmisoleku projektiga liitumiseks. Esimene etapp on ühiste kavatsuste kokkuleppe dokumendi väljatöötamine, millega osapooled lepivad kokku teenuse kujundamise üldpõhimõtetes ning mis annab üldised raamid projekti läbiviimiseks. Sellega oleme alustanud ja hetkel on dokument saadetud arvamuse avaldamiseks ministeeriumide dokumendihalduse eest vastutajatele. Kui see etapp on läbitud, saame täpsustada piloodis osalejad ning projekti pidulikuks avapauguks saab kokkuleppe allkirjastamine osapoolte vahel – Riigi Tugiteenuste Keskuse (RTK), Registrite ja Infosüsteemide Keskuse (RIK), Rahandusministeeriumi ja teenuse saaja asutuse esindajate poolt.

Kui rääkida kaasatusest laiemalt, siis kindlasti saab projekti elluviimine toimuda vaid tihedas koostöös asutuste praktikutega, seejuures püüame pilooti kaasata  erinevaid asutusi ja nende dokumendihaldureid (ministeerium, hallatav asutus), et tuleksid välja erisused ja asutuste põhitegevusest tulenev spetsiifika.

Väga oluline partner on projektis ka RIK, kes veab DHSiga seonduvaid arendusprotsesse. Hetkel on RIKi poolt välja kuulutatud hange „Delta platvormi uuendamine - I etapp“ . Pakkumiste esitamise tähtaeg on 15. novembril ja tööde teostamise aeg 16 kuud. Sõltume projekti läbiviimisel käesolevast hankest ja DHSi arenduste ajakavast, kuna meie soov on kesksele teenusele üleminekul võtta asutustes kasutusele ka uuenduskuuri läbinud keskne DHS, sh muidugi ka RTKs endas. Hankedokumentidega on soovi korral võimalik tutvuda siit.

Kindlasti kaasame projekti käigus veel erinevaid eksperte muudest valdkondadest -  Rahvusarhiivi, kuna skoobis on ka arhiiviteenuse konsolideerimine, lisaks on kavas liigitusskeemi ühtlustamine, DHSi arhiivimoodul, mis on küll DHSi hanke järgmise etapi arendusplaanis. Juurdepääsupiirangute temaatika juures on oluline kaasata Andmekaitse Inspektsiooni, jne.  Kokkuvõttes võib öelda, et koostöö on selle mahuka projekti puhul kindlasti üheks võtmesõnaks ning siin püüaks küll lähtuda põhimõttest, et pigem rohkem kui vähem.

Kristi Madismäe tutvustus

Alustasin 1. oktoobrist Riigi Tugitegevuste Keskuses dokumendihalduse konsolideerimise pilootprojekti projektijuhina. Tuleb tunnistada, et kaalusin nii kandideerimist kui ka pakkumise vastuvõtmise otsust pikalt ja põhjalikult, kuna tegemist on valdkonna jaoks olulise, samas keerulise ja mahuka projektiga ning kindlasti väga suure väljakutsega. Otsustasin selle siiski vastu võtta, kuna dokumendihaldus on valdkond, mis mind tõesti väga huvitab ning see on suur võimalus nii valdkonna arengus kaasa löömiseks kui ka iseenda arenguks, samas ka koostööks valdkonna teiste praktikutega.

Oman töökogemusi dokumendihalduse valdkonnas alates 1999. aastast. Viimased 16 aastat töötasin Haridus- ja Noorteametis dokumendihalduse valdkonna juhina, kus minu tööülesanneteks on asutuse dokumendihalduse korraldamine ja arendamine, sh assistenditeenus, arhiiv ja klienditeenindus. Töötamise vältel oli asutus pidevas muutuses: riigiasutuse likvideerimine ja tegevuste üleandmine sihtasutusse, asutuse (sh arhiivi) kolimine, Euroopa Kooli loomine iseseisva struktuuriüksusena, laienemine maakondadesse, 4 organisatsiooni ühendamine ametiks, jmt. 
Muudatusprotsessides oli minu ülesandeks vastutada dokumendihalduse valdkonna toimimise, korralduse ja arenduste eest. Kõige suuremaks väljakutseks on seni olnud kindlasti Haridus- ja Noorteameti loomisega seonduv protsess, kus 4 väga erineva organisatsioonikultuuri ja dokumendihalduse praktikatega asutuse ühendamisel oli vaja kõigest aastase tähtajaga juurutada uus dokumendihaldussüsteem ning välja töötada ja kujundada dokumendihalduse põhimõtted, sh liigitusskeem, teabehalduskord, aga ka assistenditeenus, klienditeenindus, arhiiviteenus, jne. Kindlasti väga väärtuslik kogemus ning suur meeskonnatöö, millele jään tänutundega tagasi vaatama.  

Ma tõesti usun ja loodan, et koostöös teiste dokumendihalduritega jõuame ka selle projekti puhul soovitud tulemuseni ning sellega saame anda panuse valdkonna arengu jaoks tervikuna.