Kuidas selline ühis-sprint kulges ning mida sellest õppida?
2024. aastal käivitas Põllumajanduse Registrite ja Informatsiooni Amet (PRIA) oma kirjade sprindi, mille eesmärk oli muuta organisatsioonist väljuvad kirjad ja otsused lugejale sõbralikumaks ning arusaadavamaks. Sprindi eestvedaja, PRIA kliendikogemuse juht Taavi Tamm ütles, et kui klientidelt tuli tagasiside, et PRIAst saadetud kiri võtab alati käe värisema, siis tuli alustada põhjaliku tööga. „Kirjade uuendamise protsessi tegime läbi koos klientidega, sest just nemad on oma kogemuse kõige paremad eksperdid. Tekstide uusi versioone testisime kahes etapis, tegime parandusi ja need on toonud üksjagu positiivset tagasisidet,“ selgitas ta.
Koostöö Riigi Tugiteenuste Keskusega
Esimese kirjade sprindi toimumise ajal alustas Taavi koostööd Riigi Tugiteenuste Keskuse (RTK) teenusedisainer-ärianalüütik Liis Remmelgiga, et kliendikogemuse arendamise teemadel kogemusi vahetada. Taavi tutvustas RTKsse külaskäigu ajal sealsetele teenusedisaineritele PRIAs toimunud sprindi teekonda, tulemusi ja edasisi plaane. „Saime päris olulisi muudatusi tehtud, näiteks võtsime kasutusele 30-sekundi reegli, et klient peab esimese poole minuti jooksul kirjast aru saama, mis toimub, kuidas see teda puudutab, miks nii on ja mis saab edasi,” meenutas Taavi. „Palju tööd on aga veel ees ja seetõttu oli meil plaan 2025. aasta sügisel üsna kitsa fookusega uuesti sprintida – soovisime parandada otsuste õiguskeelt ehk muuta otsuste õiguslikud alused ja resolutsiooni lugejale arusaadavaks.“
Asutustel tekkis idee järgmine ehk õiguskeelesprint ühiselt kavandada. „Meil on suures vaates ühed ja samad kliendid, kellel on sarnased vajadused ning toetuse andjatele samad ootused. Miks me ei võiks siis oma klientidele koos sarnaseid lahendusi otsida ja luua?“ kirjeldas Liis idee sündimist. Ühiselt usuti, et ka teised toetuste andjad võiksid olla huvitatud oma otsuste arusaadavamaks muutmisest, seetõttu tehti üleskutse laiemaks koostööks ja ühiseks sprintimiseks ka teistele asutustele.
Milliselt õiguskeelesprint üles ehitati?
Õiguskeelesprint algas Liisi ja PRIA teenusedisainer Elis-Christina Kuuse kavandatud 3-päevase koosloome protsessiga, mille eesmärk oli Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutuse (EIS), PRIA ja RTK toetuste otsuste parendamine. Selle aluseks võeti Riigikantselei Innovatsioonitiimi Innosprindi protsess, mis on omakorda loodud Google Disain Sprint’i metoodikat kohandades.
Klassikalist 5-päevase sprindi ülesehitust julgeti oluliselt lühendada, kuna õiguskeelesprindil oli selge fookus ja see võimaldas tegutseda kitsas ajaraamis. Samas peeti silmas disainmõtlemise alustalaks olevas topeltteemanti mudelis toodud etappe (vt joonist). Avastamise etapis võimaldati meeskondadel oma probleemi laialt uurida, et selle määratlemisel jõutaks probleemistikku mõistes täpsustunud fookuseni. Lahenduse arendamise käigus aidati loovusel lennata, et tekiks ohtralt ideid, mida omakorda testides oleks võimalik jõuda kõige paremini toimiva lahenduseni.
Sprindipäevad toimusid virtuaalselt ehk iga osaleja ühines sellega oma arvutist ja endale sobivast kohast. Kõikide asutuste tiimid läbisid ühesuguseid ülesandeid Miro keskkonnas ülesehitatud tööväljadel ja said omakeskis eraldi virtuaalruumides tegutseda. Sprindipäevadesse kavandati lisaks tiimide kogemusvahetust, mis olid sprintijate sõnul inspireerivad ning julgustavad, kuna nähti palju ühisosi ja lahendussuundi.
Arutelujuht – sujuva protsessi tagaja
Selleks, et sprindi meeskondades töö sujuks ja kulgeks vastavalt planeeritud protsessile, anti tiimidele ülesandeks kaasata enda meeskonnast või organisatsioonist arutelujuht. Tema rolliks on olla kursis sprindi ülesehituse, koosloomeks väljatöötatud tööülesannete ning iga tööpäeva fookuse ja tulemusega. Tema juhtimisel saab meeskond keskenduda sisutegevustele ja liikuda sujuvalt loodud protsessis edasi.
RTK sprinditiimi arutelujuht Kersti Metsalo rõhutas, kui oluline on meeskonna mitmekesisus ja avatud suhtlus: „Kui inimesed julgevad oma arvamust avatult väljendada, rikastab see arutelu ning viib paremate ja läbimõeldumate lahendusteni.“ See toob esile arutelujuhi rolli mitte ainult protsessi jälgijana, vaid ka turvalisuse loojana, kes soodustab sisukat dialoogi ja hoolitseb, et kõik osalejad saaks kaasatud.
Sprindis tiimiliikmena osalenud PRIA kliendikogemuse juht Taavi kinnitas samuti, et arutelujuhi olemasolu oli sprindi õnnestumises võtmetegur. „Eelkõige tagas protsessi sujuva kulgemise ja probleemi lahendamise see, et igal tiimil oli toeks arutelujuht, aga olulisel kohal oli ka rollide selge jaotus tiimi sees,” selgitas Taavi. Tema sõnul aitas arutelujuht hoida fookust ja tagada, et iga tiimiliige panustaks selgelt määratletud rollis.
Sisujuht – lahenduse elluviija
Sprindi käigus väljatöötatud lahenduste ellu rakendamiseks on sprinditeekonna osaks lõpliku lahenduse väljatöötamise tegevusplaani koostamine. Et plaan ka päriselt ellu viidaks, saab igas sprindis endale rolli sisujuht. See on tiimi liige, kelle otseses või kaudses vastutusalas arendatav teema on. Sisujuhi ülesanne on hoolitseda selle eest, et sprindi tulemused saaksid pärast sprindi lõppemist ellu rakendatud.
PRIA sprinditiimi sisujuht Silver Lusti osales disainisprindis esmakordselt ning hindas formaadi mõju probleemi lahendamisele kõrgelt. Tema sõnul aitas fokusseeritud ajakasutus keskenduda olulisele ja tuua esile tegeliku väljakutse: „Leidsime, et lisaks kirjalikule poolele, mida klient oma otsuses loeb, vajab hoopis eraldi tähelepanu näiteks vormistatud kontrollakti põhi. Nüüd saame ka selle murega eraldi süvitsi tegeleda.“ See näitab, et sprindi metoodika ei toimi pelgalt ajaraamina, vaid aitab ka sisulise probleemi tuumani jõuda.
Ka EISi sprinditiimi sisujuht Darja Kortšagina rõhutas sprindi formaadi tugevusi. Tema kogemuse põhjal võimaldas hästi struktureeritud protsess keskenduda olulisele ning kaasata tiimiliikmeid aktiivselt lahenduste loomisse: „Erinevate inimestega tehtud intervjuud andsid palju tagasisidet ja ettepanekuid, kuidas ja miks otsust muuta ning kõik tiimiliikmed said ideid genereerida ja lahendusi pakkuda.“ See toob esile sprindi kaasava olemuse, kus iga osaleja panus aitab kujundada läbimõeldud ja toimivaid lahendusi.
Mis on sprintimise võlu, miks see formaat on hea?
- Koostegemine ja mitmekülgsed tiimid: Sprint toob kokku eri taustaga inimesed, õiguskeelesprindi puhul juristid, menetlejad, dokumendihaldurid, analüütikud ja kommunikatsiooniinimesed, kelle koostööst sünnivad uued ideed ja päris lahendused. EISi tiimi arutelujuht Riin Roosalu kirjeldas tabavalt, et koostegemises on jõud!
- Selge fookus ja ülesehitus: Sprint on mõeldud ühe konkreetse kitsama probleemi lahendamiseks. Struktuur, töölehed ja juhendatud protsess hoiavad tiimi rajal ning aitavad keskenduda olulisele. RTK tiimiliige Jaanika Vilde (Keskkonnainvesteeringute Keskuse jurist) mainis, et sprindi teekond ja toetavad küsimused olid etteantud, mis andis kindluse eri aspektide läbimõtlemiseks.
- Ajasurve ja otsustamine: Intensiivne tempo sunnib tegema kiireid otsuseid, mõtlema loovalt ja vältima liigset heietamist. EISi tiimi arutelujuht Riin Roosalu märkas, et kõik mõtlevad kastist välja, kui formaat on õige.
- Kaasatus ja õppimine: Sprindis tunnevad kõik end tiimiliikmena kaasatuna, see loob motivatsiooni ja tugevdab meeskonnatunnet. PRIA tiimiliige Angelika Jürna ütles, et tundis end tiimiliikmena kaasatuna ja kuulduna - see kinnitas, et koos jõutakse palju selgemate lahendusteni.
Mis on sprintimise valu?
- Ajasurve: Sprindi tempo on intensiivne ja nõuab täielikku kohalolu. RTK sisujuht Angeelika Põldaru mainis, et sprint toetas probleemi lahendamist, kuid veidi pikema aja peale planeeritult oleks saanud rohkem sügavuti minna.
- Ressursside puudus: Kuigi sprindi käigus sünnib palju häid ideid, jääb nende elluviimiseks sageli puudu ajast ja inimestest, kes saaksid neid edasi arendada.
- Eeltöö ja juhtide toetus: Edukas sprint eeldab varajasi kokkuleppeid ja juhi otsest tuge, et osalejal oleks aega keskenduda ja panustada, ilma et põhitöö kannataks.
- Selge fookuse vajadus: Sprint on mõeldud ühe konkreetse probleemi lahendamiseks. Kui fookus hajub või püütakse korraga lahendada liiga palju, väheneb sprindi tõhusus ja tulemuslikkus.
Millega sprinditi, mis probleemi lahendati ja millise tulemini jõuti, edasised sammud?
Millist väärtust loob sprint osalejale?
RTK teenusedisainerid püüavad disaini tegevuste mõju hinnata. See õiguskeelesprint on teine sprint, mille käigus mõõdeti osalejate individuaalsete oskuste muutust. Igal osalejal paluti selleks täita enesehindamise küsimustik enne ja pärast sprindis osalemist, hinnanguid sai anda 5-palli süsteemis. Enesehindamise tulemus näitab, et eelkõige kasvas sprindi läbimisel osalejate enesekindlus prototüüpimisel ja disainiteadlikkus üldiselt. Samuti toimus positiivne muutus kasutajakeskuse mõistmisel ning koostöö- ja tiimitööoskustes.
Pikas plaanis on kavas hinnata sprindi mõju ka probleemi lahendusele, selleks aga on vajalik esmalt lahendused ellu viia ning hiljem lahenduse toimimist hinnata. Et seda teha, koguti sprindi käigus näitajate seiramiseks ideid ja kirjeldati faktiliselt hetkeolukorda.
Milline oli disainisprindi kogemus läbiviijatele?
Sprinti eest vedanud Liis (RTK) ja Elis-Christina (PRIA) jäid tulemusega rahule. „Õiguskeelesprinti luues ning läbi viies kogesime, et koostegemine loob uut energiat, võimaldab äratundmisi ning annab julgust nii eestvedajatele kui protsessis osalejatele. PRIAle oli selline virtuaalsprint esmakordne, aga see kogemus andis mõtteid formaadi arendamiseks ning kordamiseks, kuna kõik osapooled jäid tulemusega väga rahule,“ selgitas Elis-Christina oma kogemust. Liisi sõnul tõdeti taas, et disainisprindi formaat on universaalne ja seda on võimalik tulemuslikult kasutada eri probleemide täpsustamisel ja lahendamisel.
Õiguskeelesprint näitas, et ametlike otsuste keele ja struktuuri parandamine on võimalik kiire, fokusseeritud koostöö kaudu. See suurendas osalejate oskusi ja enesekindlust ning tõi konkreetseid lahendusi, mida hakatakse juba sel ja järgmisel aastal rakendama.
Tahad rohkem teada RTK meetmedisainerite tegemistest?
Vaata ja uuri RTK veebist Meetmedisaini lehte
Ole osa kogukonnast ja liitu RTK disainiteemalise meililistiga siin
