6! Just nii mitmesse sprinti sain korraldaja või arutelujuhina panustada 2024. aastal. Lisaks veel üks äraütlemata tulemuslik ja inspireeriv Innotiimi korraldatud innosprint kevadel, kus sain arutelujuhi mütsi rahuga varna jätta ja lihtsalt osalejana panustada.
Ei-ei, minu sprintimine ei viita sellele, et oleksin nüüd ühtäkki enda sisemise sportlase leidnud (ka uuel aastal on päev). See viitab hoopiski kasutajakesksele disainiprotsessile, mille käigus erinevatele probleemidele lahendusi luuakse. Kuigi avalikus sektoris võib see vahel meenutada küll pigem maratoni, sest kogu protsess - 5 kuni 8 sprindipäeva jaotatakse üldjuhul ära mitme kuu peale.
Nii õnnestus 2024. aastal sprintide abil RTKs toetada seda, et:
- toetusmeetmed läheks lisaks poliitikaeesmärkidele kokku ka sihtrühma vajadustega,
- toetuste valdkonna infomaterjalid oleksid bürokraatialiku rägastiku asemel arusaadava keelekasutusega ja lihtsalt kasutatavad,
- toetuste protsessid toimiks tõhusalt,
- toetuste taotlemise infosüsteem oleks kasutaja jaoks ajasäästlik, mugav ja loogiline.
Kas tõhusus ja tulemuslikkus mahuvad ühele rajale?
Korraldasime tiimiga nii selliseid sprinte, mille lõime rätseplahendusena ühele tiimile, kui ka sprinte, mille protsess pidi sobima ühtaegu mitmele osalevale tiimile. See andis hea võrdlusmomendi ja seeläbi sain sprintide kogemusest kaasa taipamise, et tulemuslikkus ja ajatõhusus ei käi alati käsikäes.
Töö käigus märkasin, et kõige tulemuslikumad olid ja paremat osalejate tagasisidet said need sprindid, kus osales 1 või 2 tiimi, kus sprinti sai paindlikult nende vajadustele vastavalt jooksvalt kohandada ning sprindi korraldajana tiime maksimaalselt toetada. Samas on aga sprindi ettevalmistamine aeganõudev ning eriti esimestel kordadel on tõenäoline, et sprindi ettevalmistusaeg ületab ajaliselt sprindipäevade enda mahtu oluliselt. Seetõttu on jällegi ajatõhus, kui korraga saab sprinti võtta mitu tiimi, kellele saab sama protsessi ja juhtimisega üheaegselt väärtust tekitada. Viimatises infodisainisprindis osales meil 16 tiimi ning näen, et kui sprintida soovijaid on juba üle paari tiimi, siis pole väga vahet, on neid 6 või 16.
Ämbritest läbi – iga kolina taga on õppetund
Kõige selle käigus sai samas kolistatud ka omajagu ämbreid, millest tekkis mitmeid õppetunde.
- Korraldajana arvesta, et sprindis osaleja aeg ei ole kummist! Palume sprindipäevadele lisaks teha sprintijatel kodutöödena kasutajaintervjuusid või vaatluseid, valmistada prototüüpe ning neid testida. Elu õpetas, et nendeks kodutöödeks on mõistlik anda aega pigem rohkem. Oleme kodutööde tegemiseks katsetanud 2 nädalase perioodiga sprindipäevade vahel ja tõdenud kibedusega, et sellest ei piisa. Seetõttu võiks sellisteks kodutöödeks anda aega vähemalt 3 nädalat kodutöö kohta, sest muidu ei pruugita neid muude tööülesannete kõrvalt lihtsalt jõuda teha või tekitab see osalejatele ebavajalikku ajasurvet ja pinget.
- Ole läbipaistev! Anna juba kandideerimisel teada kodutööde olemasolust ja nende orienteeruvast ajakulust. See aitab sprindis osalejatel selleks mentaalselt valmis olla kui arvestada ka vajaliku ajakuluga planeerimisel, juhtidele kommunikeerimisel ja kodutööde tegemisel. Vastasel juhul tulevad need osalejatele ootamatult, mistõttu ei pruugita nende tegemiseks ei ajaliselt ega vaimselt valmis olla.
- Arvesta, et inimvõimetel on piirid! Sprint on väga intensiivne koostöövorm ning liiga tihedad või pikad sprindipäevad ei tasu end ära. Kõiki päeva jooksul ettenähtud pause tuleks kaitsta rüütellikult ning vähem kui tunnised lõunapausid ei anna aega taastuda. Samuti ei maksa sprindipäevi liiga pikaks ja mahukaks teha. Kui hommikul alustada, siis on pärastlõunal sageli näha, et intensiivne mõttetöö on nõudnud oma ja „toss väljas“ muutub läbivaks märksõnaks. Seega, peale kella nelja ei maksa enam oodata, et aju teeb koostööd ning sprindipäev võiks lõppeda sellest pigem varem.
Lisaks liiga pikkadele sprindipäevadele astusime viimatises infodiasainisprindis ämbrisse ka liigse sisutihedusega: näiteks proovisime ühte päeva mahutada nii prototüüpimise, Canva, Miro kui Wordi koolituse ja pärast tõdesime tagasiside põhjal, et seda oli ühe päeva jaoks ilmselgelt liiga palju. Parem on mahukad tegevused või teadmussiire mitme päeva peale ära jaotada, et vahepeal saaks ajus tekkida seosed ning et osalejatel tekiks võimalus omas tempos õpitut ka praktiliselt järgi katsetada. Seega, parem rohkem sprindipäevi, kuid lühemalt ja lõtkemalt.
- Mõtle sprindikutset välja saates läbi ka kõige positiivsem stsenaarium! Kui kuulutasime sügisel välja meie jaoks järjekorras juba teise infodisainisprindi, siis eeldasin, et kui paar kuni viis tiimi soovib sprinti tulla, on juba väga hästi ning minu põlveotsas, kuid hoolega koostatud reklaamvideo on oma eesmärgi täitnud. Sprinti kandideeris üllatuslikult aga tervelt 18 tiimi ja nii avastasime end ühtäkki tõdemas, et meil ei ole piisavalt inimesi, keda saaksime anda tiimidele sprindipäevadele arutelujuhtideks. Me küll ei olnud lubanud, et kõik kandideerijad sprinti saavad, kuid süda ei lubanud ühelegi tiimile ka ei öelda. Nii tuli meil käigu pealt enda majast otsida disainientusiaste, kes oleksid nõus arutelujuhiks olemist proovima. Kuna ka nende hulk oli piiratud, siis pidime paluma ka pea pooltel tiimidel leida sprindis kaasa löömiseks arutelujuht endi hulgast. Kaks tiimi loobus seetõttu osalemast. Lisaks pani see meid käigu pealt läbi mõtlema ka seda, kuidas saame omalt poolt arutelujuhte toetada. Nii tekitasime iga sprindipäeva algusesse ja lõppu keskeltläbi pooletunnised briifiajad, kus saime hommikul arutelujuhtidega päeva ülesanded koos üle vaadata ja õhtul auru välja lasta. Kusjuures just seda õhtust järelbriifi väärtustasid arutelujuhid enim.
Tulevikuvaates õppisin, et ühelt poolt oleks võinud arutelujuhte värvata ka enda asutusest väljastpoolt, näiteks teiste avaliku sektori disainientusiastide seast – selle peale too hetk kiirustades lihtsalt ei tulnud. Samas oli ootamatult vahva lisaboonus, et saime sprindiga anda paljudele toetuste valdkonna inimestele ka arutelujuhiks olemise kogemuse, mida esialgu loota ei osanudki.
- Tekita korraldajana endale piisav ajapuhver. Kui sprint on seotud kandideerimisprotsessiga, siis jäta kandideerimisavalduste esitamise ja sprindi alguse vahele endale pigem suurem ajavaru. Viimatises infodisainisprindis jätsime selleks 10 päeva ja tulenevalt suurest kandideerijate hulgast jättis see vähe võimalust kohanemiseks ja tiimidele sprindieelse sisulise nõu andmiseks. Seega võiks kandideerimise ja sprindi alguse vahele jääda vähemalt 3 nädalat. Lisaks planeeri vähemalt 5-10 minutit ajapuhvrit ka igasse sprindipäeva, näiteks enne esimest ülesannet, pärast lõunapausi või päeva lõpuosasse, et paremini tulla toime ootamatustega, mida paratamatult ikka ette võib tulla.
Ämbrite kokkuvõttena saab vaid tõdeda, et kes teeb, sel juhtub, kes mitte midagi ei tee, sel ei juhtu ka midagi.
Koostöös on nii jõud kui kergus!
Ämbritest hoolimata on nii hea meel, et aasta jooksul suutsime siiski ka hästi kohaneda ja mõistsime töö käigus, et sprinti ei maksa korraldada ja juhtida üksi. Kui kevadist infodisainisprinti vedasin ressursipuudusel suuresti üksi ja suveks olid sprindilihased üsna väsinud, siis sügisesel infodisainisprindil olime kogemusest juba targemad – mõtlesime sprindiprotsessi läbi tiimiga tihedas koosloomes ja jagasime disainitiimis omavahel sprindipäevad ära nii, et erinevad tiimiliikmed vedasid eri sprindipäevi. Tänu sellele sai koormus jaotatud ühtlasemalt, sprint sai mitmekülgsemalt läbimõeldud ja oli loodetavasti ka osalejatele põnevam. Ka teiste sprintide korraldamisel jälgime läbivalt põhimõtet, et sprindi korraldustiimi võiks kuuluda vähemalt kaks inimest, seda nii riskide hajutamiseks kui sprindi sisu tulemuslikumaks vedamiseks. Suur aitäh kõikidele sprintijatele ja arutelujuhtidele teie panuse ja usalduse eest! Eriline tänu ka Lona, Kadi, Liis, Kaja ja Helina – olete nii professionaalsed sprindikorraldajad ja läbiviijad, et teiega sprindiks ja korraldaks disainimaratone iga kell!
PS! Loe meie teistest tegemistest ja ka sprindikogemustest siit!
Ole meie tegemistega kursis ka edaspidi. Liitu uudiskirjaga siin!
