Novembri keskel lõppes Rigikantselei Innotiimi poolt korraldatav innosprint, mis sedapuhku oli juba juba kümnes sprint. Seekordses sprindis osales 23 tiimi, 190 osalejat 68 organisatsioonist. Innosprint on viiepäevane, intensiivne ja inspireeriv teekond, milles mul oli võimalus kaasa teha arutelujuhi rollis ja toetada Keskkonnaameti tiimi tema sprinditeekonnal. See kogemus pani proovile minu oskused ja tiimitöö strateegiad – mitte ainult seetõttu, et sprint oli mulle esmakordne, vaid ka seetõttu, et kogu koostöö toimus virtuaalselt. Kuidas ikkagi viia mägironijad tippu, kasutades ainult mõttetööd ja digitaalset koostööd? Siin on minu lugu.
Innotiim kutsub arutelujuhte hellitavalt šerpadeks, sest sprindi protsessi toetaja rollis, saab nendele osaks ülesanne hoida tiimi õigel rajal, motiveerida ja aidata neil keerulisi probleeme lahendada. See on justkui mägironimise teejuhtimine – sa ei saa teha ronimist tiimi eest ära, aga saad aidata neil valida kõige paremad rajad, et vältida ohtlikke käänakuid, ja aidata keerulistest kohtadest üle. Minu kogemus šerpana oli täis väljakutseid ja õppetunde, eriti seetõttu, et sprint oli mulle esmakordne ja toimus täisvirtuaalses formaadis.
Innovatsioon ekraani vahendusel ehk virtuaalse sprindi võlud ja väljakutsed.
Erinevate arutelude juhtimist on minu töös ette tulnud omajagu, kuid sprindi võtmes oli seekordne arutelujuhtimise kogemus esmakordne. Esmakordne oli ka täisvirtuaalse tiimi juhtimine läbi terve tööpäeva kestvate kohtumiste. Seda põnevam oli jälgida enda ja tiimi arengut selle lühikese aja vältel. Minu kõige suuremad hirmud enne sprindi algust olidki seotud just sellega, et kuidas ikkagi juhtida täisvirtuaalset tiimi, kes sprindi jooksul kordagi ei kohtu, kuidas hoida sellise tiimi energiataset pika sprindipäeva vältel ja ka sprindipäevade vahelisel ajal? Täna saan öelda, et virtuaalset tiimi võib olla kohati isegi lihtsam juhtida. Tõsi, arutelud ei lähe ehk nii lennukaks, kuid on selle-eest konstruktiivsed ja töised. Võimalik, et virtuaalse tiimina ei saavutanud me sellist sünergiat ja emotsionaalset seotust nagu need tiimid, kes füüsiliselt koos ühes ruumis töötasid, kuid pikkade sprindipäevade vältel oli siiski tunnetatav kõigi tiimiliikmete kohalolu, teineteise toetamine ja aktiivne panustamine aruteludesse.
Šerpana pidin virtuaalse tiimi juhtimisel olema kogu päeva 100% mõttega kohal, sest kui minu mõte oleks läinud uitama, siis oleks ka tiimiliikmed näinud võimalust, ja lasknud oma mõtted muudele töistele radadele. Kuni mina küsisin, uurisin, pakkusin ideid, seadsin plaane ei saanud ka tiimiliikmed teha muud kui lihtsalt pidid kaasas püsima. Muidugi oli ka Innotiimi poolt loodud formaadil siin toetav roll, mis pakkus piisavalt pingelist tegutsemistempot ja kiiret ülesannete vaheldumist. Innovatsioon ekraani vahendusel on igati võimalik ja hea võimalus ühendamaks tiimiks eri asukohtades töötavad inimesed. Oluline seejuures on, et meeskond teadvustaks pikkade ekraanipäevadega seotud väljakutseid, toetaks teineteist nende ületamisel ja teeks piisavalt turgutavaid pause. Seda viimast pidin nii endale kui tiimiliikmetele meelde tuletama.
Tiimi koostöövõime, ühine kirg teema vastu ja tahe probleemi lahendada annavad head eeldused sprindis õnnestumiseks.
Tiimi edukuse võtmeks sprindis ei ole mitte ainult metoodika püüdlik järgimine, vaid ka liikmete omavaheline koostöö, teineteise toetamine ja pühendumus. Kuigi innosprindi metoodika on hästi struktureeritud ja toetab tiime igal sammul, on sprindi edukuse võtmeks siiski tiimi omavaheline koostöö, pühendumus ja avatus uutele lahendustele.
Tiimid tulevad kokku erinevate ülesannetega inimestest ja ideaalis ka erinevatest asutustest, mis tähendab seda, et varem pole koos töötatud. Seega on kiiresti vaja luua tiimi koostöömudel ja kokkulepped. Nagu kõik käib sprindis kiiresti, siis ka tiimi tundmaõppimiseks ja kokkukasvatamiseks sprindis palju aega ei anta. Esimese päeva lõpuks võiks olla selge, kuidas, mis kanalites ja millise koostöömudelite järgi töötatakse ja kes mille eest vastutab. Ka tiimi kokkukasvatamist saab šerpa erinevate võtete ja meetoditega toetada, tehes harjutusi, mis aitavad liikmetel teineteist tundma õppida ja loovad usalduslikku õhkkonda. Nägin, kuidas algselt väga tagasihoidlik tiim iga kohtumisega järjest avatumaks muutus ja iga korraga olid tiimiliikmed ka üha julgemad oma mõtteid ja arvamust avaldama.
Innosprint on seitsmenädalane teekond, mis nõuab tiimilt pühendumist ja tööd.
Innotiim, ei loo illusiooni, et sprint on võluvits, vaid rõhutab sprindi algusest peale, et lahenduseni jõudmine ei ole lihtne ega kiire. Tiimid peavad panustama aega ja vaeva, et uurida probleemi sügavuti, mõista sihtrühma tegelikke vajadusi ja disainida esimesed prototüübid. Teekond sprindis võib olla käänuline nagu ameerika mäed ja alati ei pruugi ka kõige südikam tiim sprindi lõpuks veel käegakatsutava lahenduseni jõuda.
Minul oli au olla teejuhiks väga pühendunud ja töökale tiimile, kus kõik püüdsid maksimaalselt panustada ja ei kartnud uuesti ja uuesti pöörduda kasutaja poole, et saada neilt tagasisidet, teadmisi ja taipamisi. Tiimi innukus võimaldas välitöödel koguda arvestatava hulga tagasisidet ja ka lahenduse prototüüpi mitmel korral kasutajatega testida ja parendada. Ühtlasi jälgisime väga täpselt meile ette antud formaati ja metoodikaid ning tegime kõik sammud südikalt kaasa. Šerpana hoidsin kuklas põhimõtet, et minu asjatundmatud küsimused aitavad tiimil nii probleemi avardada, kui ka lahenduste loomisel olla avatud mitmetele lahendustele. Pühendumus, avatus ideedele ja julgus katsetada viisid tiimi lõpuks ka korraliku ja läbimõeldud lahenduseni, millega nad ka ise rahule jäid. Selleks, et täislahendus kasutusele võtta on tiimil veel vähemalt sama palju tööd või isegi rohkem veel ees.
Innosprindis osalemise mõju asutustele on suurem kui vaid üks lahendus.
Innosprindis osalemine ei too tiimidele ainult ühte konkreetset lahendust, vaid avardab arusaama sellest, kuidas probleeme süvendatult uurida, kuidas mõista kasutajat ja tema vajadusi, ning et lahendusi on rohkem kui vaid üks. Protsessi käigus avanesid sageli ka "kapiuksed ja nurgatagused" – väiksemad, kuid olulised aspektid, mida tuleb samuti käsitleda. Näiteks tiimid avastavad uusi viise, kuidas pakkuda teavet selgemalt, muuta protsessid arusaadavamaks või pakkuda lisaväärtust erinevatele sihtrühmadele. Kõike korraga lahendada ei jõua kuid ka nende taipamiste kaasa võtmine on juba väärtus omaette. Protsessi käigus leidis minu tiim lisaks väljatöötatud lahendusele mitmeid parenduskohti nii kodulehe, sisemiste protsesside kui infosüsteemi parendamiseks. Usun, et iga asutus sai sellest protsessist kaasa suure hulga tüüriistu ja häid mõtteid ning probleemide lahendamisel küsib ikka ja jälle kasutajakesksele lahendusele orienteeritud küsimust kuidas me saaksime teha nii, et…. Innosprindi protsess on küll lühike, kuid selle mõju koos saadud oskuste ja teadmistega võib olla pikaajaline ning käivitada mitmeid väiksemaid ja suuremaid innovatsioone.
Kavandamisel on juba ka uus innosprint, mis startdib juba uue aasta alguses. See on suurepärane võimalus saada enda osksustepagasisse uusi võtteid nii tiimil kui arutelujuhil. Täpsemat infot jälgi Riigikantselei lehelt.
