Meetmedisaini võrgustiku kohtumisel tutvustati toiduabi kaardi loomise, arendamise ja kasutamise lugu. Oma kogemusi jagasid sotsiaalministeeriumist Tea Varrak idee algataja ja elluviijana, Aire Johanson teenuse omaniku ja arendajana ning Heidi Tõnisson Rimi projektijuhina. Nende ettekannetes kõlasid mitmed olulised mõtted, mis aitavad avada kaasamise olemust:
- Leia süsteemist agendid ja brändisaadikud, kes saavad sinu idee edasimüüjateks. Kaasamise õnnestumiseks on oluline tuvastada võtmeisikud, kes aitavad ideid levitada ning toetada lahenduste elluviimist ja seda eelkõige teemaga seotud inimeste hulgast.
- Sõua algusest peale ühes paadis – kaasamine peab algama võimalikult vara. Varajane kaasamine aitab asuda lahendama õiget probleemi, luua ühist arusaama ja vältida hilisemaid arusaamatusi.
- Ole julge ja tule välja oma mugavustsoonist. Kaasamine eeldab avatud suhtumist, valmisolekut kuulata ja kohaneda uute ideedega ning usku iseendasse.
- Tee tihedalt koostööd oluliste osapooltega, räägi nendega silmast silma. Otsene suhtlus ja koostöö aitavad luua usaldust ning tuua esile olulised vajadused ja ootused. Kui partner asub teises piirkonnas, siis sõida kohtumiseks tema juurde!
- Ära armu esimesse ideesse, küsi tagasisidet ja ole valmis kohanema. Tagasiside küsimine on kaasamise loomulik osa, see aitab ideid täiustada ja jõuda parimate lahendusteni.
Kaasamise protsessis tuleb arvestada nii emotsionaalsete hirmude kui ka praktiliste takistustega. Riigi Tugiteenuste Keskuse disainerid Helina Kudu ja Liis Remmelg kogusid toimunud kohtumisel kokku osalejate jagatud mõtted hirmude ja takistuste teemal, koondasid need ning pakkusid omalt poolt välja lahendusi ja kaasamise töövahendeid, mille leiad kahest järgnevast tabelist.
Kaasamise hirmud on emotsionaalsed või tajutavad riskid, mis takistavad inimestel kaasamist alustamast või seda sügavamalt tegemast.
Hirm, et... |
Lahendused |
Kaasamise töövahendid |
|---|---|---|
|
kaasamiseks ei ole aega „Kaasamiseks ei ole, või ei anta aega.” |
Kaasamiseks tuleb aeg leida! Kaasa võimalikult varakult ja tee seda hästi, sest põhjalik ettevalmistus tagab toimiva lahenduse. Koosta realistlik kaasamisplaan ja saa sellele oma juhi ja teiste otsustajate toetus. Tegutse järjepidevalt plaani järgi ja vajadusel täienda seda. | Kaasamisplaan, töötoad, koosloome, regulaarne suhtlus |
|
kaasamine tekitab rohkem väljakutseid „Hirm, et tuleb välja veel rohkem küsimusi ja takistusi.” |
Panusta sellesse, et kõik keda sa kaasad, mõistaksid probleemi ja eesmärki ühtmoodi. Kaardistage võimalikud probleemid ja leidke juurprobleem. Kõiki probleeme korraga lahendada ei saa – valige kõige mõistlikum. | Probleemipuu, kalaluu diagramm, koosloome, mõju ja pingutuse maatriks, hääletamine |
|
puuduvad kaasamiseks vajalikud oskused „Kas mul on õiged meetodid, et kaasatavast kaasuks?” |
Ole julge, hakka pihta ja õpi! Konsulteeri teenusedisaineritega või kolleegidega, kellel on kogemus. Otsi infot, kasuta tehisintellekti. | Kogemuste vahetamine, kogemusartiklid, tööriistakastid |
|
kaasatavate ideed on liiga mitmekesised „Raske kokku leppida konkreetsetes lahendustes.” |
Panusta sellesse, et kõik mõistaksid probleemi ühtmoodi. Kõiki ideid ei saa korraga ellu viia — tehke valik. | Ideede sõelumine, mõju ja pingutuse maatriks, koosloome |
|
kaasatav tunneb end välja jäetuna „Kui jagada gruppidesse, keegi tunneb end välja jäetuna.” |
Tee osapoolte kaardistus ja selgita rollid. Kavanda struktureeritud arutelu, eelista väikeseid gruppe. Hoolitse, et kõik saaksid oma arvamuse öelda. | Osapoolte kaart, huvirühmade kaart, koosloome, arutelujuhtimine |
|
kaotatakse kontroll protsessi üle „Projekt võib paisuda osapoolte sisendi tõttu.” |
Ole avatud muutustele. Valideeri protsess otsustajatega, hoia fookust disainibriifi abil. Täpsusta seda jooksvalt. | Regulaarne tagasiside ja testimine, disainibriif |
Kaasamise töövahendite kirjeldus:
- Arutelujuhtimine – struktureeritud arutelude läbiviimine, mis tagab kõigi osapoolte kaasatuse
- Disainibriif (probleemi ja eesmärkide selge kirjeldus) - aitab hoida fookust kogu protsessi vältel
- Huvirühmade kaart – aitab mõista erinevate gruppide huve ja ootusi
- Hääletamine - toetab kiiret otsustamist, milliste probleemidega edasi minna
- Ideede sõelumine - süsteemne lähenemine, mille käigus hinnatakse ja valitakse välja kõige olulisemad ning teostatavamad ideed.
- Kaasamisplaan – struktureeritud tegevuskava kaasamise etappideks
- Kalaluu diagramm - sobib põhjuste ja tagajärgede analüüsiks
- Kogemusartiklid - praktilised näited ja õppetunnid varasematest kaasamisprotsessidest
- Kogemuste vahetamine - arutelud kolleegidega või inimestega teistest valdkondadest, kes on edukalt kaasamist läbi viinud
- Koosloome – ühiselt lahenduste leidmine, mis suurendab osalejate kaasatust ja omanikutunnet
- Mõju ja pingutuse maatriks - aitab prioriseerida probleeme lahendamise lihtsuse ja olulisuse järgi
- Osapoolte kaart – visualiseerib kõik kaasatavad ja nende rollid
- Probleemipuu - aitab tuvastada ja visualiseerida juurprobleeme
- Regulaarne suhtlus – hoiab osapooled kursis ja motiveerituna
- Regulaarne tagasiside küsimine ja testimine (nt vahekokkuvõtted, prototüüpide valideerimine) - aitab hoida kõik osapooled kursis ja motiveerituna
- Töötoad – võimaldavad osapoolte aktiivset kaasamist
- Tööriistakastid - struktureeritud juhendid ja mallid (nt RTK Meetmedisaini tööriistakast, Digiteenuste tööriistakast), mis aitavad planeerida ja ellu viia kaasamist
Kaasamise takistused on praktilised ja süsteemsed tõkked, mis muudavad kaasamise keeruliseks ka siis, kui hirme pole.
Väljakutse |
Lahendus |
Meetodid / tööriistad |
|---|---|---|
|
Pole selge, keda ja kuidas kaasata “Kuidas teada, keda üldse kaasata?”“Kuidas leida kõige õigemad osapooled, keda kaasata” |
Moodusta juhtrühm, kuhu kaasa probleemiga seotult erinevaid osapooli ja koosta koos nendega osapoolte või huvirühmade kaart. Hoolitse selle eest, et teemaga seotud isikud, organisatsioonid, andmebaasid, keskkonnad jt oleksid esindatud. | Osapoolte kaart, huvirühmade kaart, koosloome |
|
Kaasamine jääb vormiliseks “Kaasamine ei toimu sisuliselt vaid vormiliselt” |
Kaasa võimalikult varakult ja tee seda hästi, sest põhjalik ettevalmistus tagab toimiva lahenduse. Koosta realistlik kaasamisplaan ja saa sellele oma juhi ja teiste otsustajate toetus. Tegutse järjepidevalt plaani järgi ja vajadusel täienda seda. | Kaasamisplaan, koosloome, regulaarne suhtlus |
| Arutelujuhtimise raskused ja konsensuse leidmise keerukus | Kavanda kaasamine struktureeritud ja ajaliselt eesmärgistatud aruteluna, kus on pandud paika reeglid ja mida toetab arutelujuht. Eelista väikestesse gruppidesse jagunemist, nii on osalejad julgemad oma arvamust avaldama. Hoolitse, et kõik saaksid oma arvamuse välja öelda. Tegutsege koosloomes ehk kaasa osalejaid otsustus- või valikuprotsessi. Alati sea arutelule oodatavad tulemused ning selgita neid osalejatele. | Koosloome, arutelujuhtimine, töötoad, hääletamine, meeskonnatöö |
|
Sisendi suur hulk ja infopaljusus “Infopaljusus ja rööprähklemine - kas mul on õiged meetodid, et kaasatav kaasuks.” |
Leppige juhtrühmas kokku kaasamise tehnilised töövahendid, mille abil teete koostööd. Võimalusel töötage juhtrühmas saadud sisendi läbitöötamisel koosloomes – struktureerige ja korrastage infot. Võtke korduv ja mustreid loov info fookusesse. | Miro, Figjam, Mural, Excel, tehisintellekt, koosloome, disainibriif (probleemi ja eesmärkide selge kirjeldus) |
|
Kommunikatsiooni raskused “Kuidas oma ideed teistele selgitada, et nad kaasa tuleksid?” |
Hoolitse selle eest, et sinu juht ja teised otsustajad on protsessi käekäiguga kursis, leia nende seast brändisaadikuid. Koosta lahenduse elluviimise kommunikatsiooniplaan, kaasa sellesse teenuse osutamise osapooli brändisaadikutena ja vii plaan ellu. | Kommunikatsiooniplaan, brändisaadikud, regulaarne suhtlus |
Õnnestumist toetavate võtete kirjeldused:
- Arutelujuhtimine – struktureeritud arutelude läbiviimine, mis tagab kõigi osapoolte kaasatuse
- Brändisaadikud - toetavad ideed, aitavad seda levitada ning motiveerivad teisi osapooli kaasa lööma, suurendavad usaldust ja aitavad tagada, et sõnum jõuab laiemalt kohale
- Disainibriif (probleemi ja eesmärkide selge kirjeldus) - aitab hoida fookust kogu protsessi vältel
- Excel – aitab andmeid korrastada, analüüsida ja mustreid leida. Sobib suuremahulise sisendi süstematiseerimiseks
- Huvirühmade kaart – aitab mõista erinevate gruppide huve ja ootusi
- Hääletamine – kiire otsustusmeetod, mis aitab valida, milliste probleemidega või ideedega edasi minna
- Kaasamisplaan – struktureeritud tegevuskava kaasamise etappideks
- Kommunikatsiooniplaan - aitab tagada, et kõik olulised osapooled on protsessi käiguga kursis, mõistavad eesmärke ning saavad anda sisendit õigel ajal
- Koosloome – ühiselt lahenduste leidmine, mis suurendab osalejate kaasatust ja omanikutunnet
- Meeskonnatöö – aitab ülesandeid jagada ning suurendab vastutustunnet ja ühist eesmärki, võimaldab kaasata erinevaid vaatenurki
- Miro, Figjam, Mural – võimaldavad infot struktureerida, visualiseerida ja ühiselt töödelda
- Osapoolte kaart – visualiseerib kõik kaasatavad ja nende rollid
- Regulaarne suhtlus – hoiab osapooled kursis ja motiveerituna
- Tehisintellekt – aitab infot kiiresti töödelda, mustreid tuvastada ja olulist esile tõsta. Sobib nii andmete analüüsiks kui ka sisendi kokkuvõtete loomiseks
- Töötoad – kohtumised, kus osapooled saavad aktiivselt panustada lahendustel loomisse. Enne töötoa läbiviimist edasta osalejatele e-posti teel ootused tehtava ettevalmistuse osas. Nii saavad osalejad töötoas tulemuslikumalt osaleda ja panustada.
Kaasamine ei ole ühekordne tegevus, vaid harjumus, mis kujundab nii protsesse kui ka organisatsioonikultuuri. Kui anname endale loa hirme tunnistada ja neid ühiselt lahendada, muutub koostöö sujuvamaks, otsused läbipaistvamaks ja lahendused tugevamaks. Tegelik areng sünnibki siis, kui julgeme kuulata, jagada vastutust ja õppida koos nendega, kellele lahendust loome. Selline hoiak ei aita ainult hirme ületada, vaid loob ka keskkonna, kus innovatsioon ja tõeline kaasamine saavad päriselt toimida.
Tahad rohkem teada RTK meetmedisainerite tegemistest?
Vaata ja uuri RTK veebist Meetmedisaini lehte
Ole osa kogukonnast ja liitu RTK disainiteemalise meililistiga siin
