Mis oli katsetuse eesmärk
Probleem, mida soovisime lahendada, oli tuttav paljudele arendusmeeskondadele: tööprotsessides olid tunnetatud või juba ilmnenud kitsaskohad, kuid osapoolte või kasutajate rohkuse tõttu jäi puudu ühisest fookusest, arengusuunast ja konkreetsest tegevusplaanist.
Uus sprindiformaat aitas seda muuta, tuues meeskonnad korraga ühise eesmärgi nimel kokku, pakkudes selget ja metoodiliselt läbi mõeldud raamistikku, kuidas keerukaid teemasid samm-sammult lahendada.
Mida uus sprindiformaat endaga kaasa tõi
-
Ettevalmistusena said tiimijuhid ülesande koostada disainibriifi ja olemasoleva tööprotsessi kaardistuse. See aitas planeeritut läbi mõelda ning panna alus sellele, millele sprindis keskenduda.
-
Meeskonnad kohtusid neljal sprindipäeval perioodil 6.05 - 18.06, millele lisandusid vahepealsed kodutööd (nt intervjuud kasutajatega ja lahenduste testimised). Võrreldes tavapärase sprindiga vähendasime ca poole võrra koosloomeks kulunud aega.
-
Arutelujuhid tuli tiimidel endi seast leida - näiteks kahe tiimi juhid olid värskelt läbimas RTK-sisest šerpakoolitust ja said saadud teadmisi kohe praktikas proovida. Lisaks oli võimalus kutsuda tiimidesse arutelusid toetama ka kogenud teenusedisainerid, mis võimaldas ka koormust jagada ning kindlust saada, et liigutakse õiges suunas.
-
Sprindis kasutasime RTK-s juba tavapärast täisvirtuaalset koosloomet, mida võimaldasid MS Teamsi ja Miro kasutamine. Teenusedisainerid valmistasid ette sprindiprotsessi ja vajalikud töölehed, mis aitasid tiimidel struktureeritult oma ideed lahti mõtestada.
-
Katsetasime esmakordselt ka sprindi mõju mõõtmist ja seda kahel tasandil – individuaalsel tasandil, kus osalejad hindasid enda oskusi ja teadmisi enne ja pärast sprinti ning probleemi lahendamise tasandil, kus tulemusi on veel vara hinnata, kuid kus tiimijuhtidel oli ülesanne leida reaalsed mõõdikud, mille abil peale lahenduse elluviimist toimunud muutust hinnata.
Mis töötas ja mida õppisime?
Osalejate tagasiside kinnitas, et formaat töötas, kuid tõi kaasa ka väärtuslikke õppetunde:
-
Sprindi ajakava peab sisaldama kodutööde mahtu, et osalejad saaksid arvestada oma töökoormusega. Lühem sprint ei tähenda vähemat kodutööd võrreldes tavapärase sprindiga ning hoopiski võib juhtuda, et mõni arutelu peab jätkuma veel sprindipäeva välisel ajal, muutes protsessi tihedas ajakavas veelgi intensiivsemaks.
-
Probleemide avamine ja fookuse seadmine vajab enam tuge – keeruline on eristada põhjuseid ja tagajärgi ning kui selle väljaselgitamiseks ei jää piisavalt aega, siis ei ole head kindlat alust protsessis liikumiseks. Vahel võivad probleemid jääda ka liiga laiaks, mis tähendab, et sprindi tulemusena jõuame väga paljude võimalike lahendusteni, mida kõike ellu viia ei ole realistlik.
-
Arutelujuhid vajavad rohkem tööriistu ja tuge, et hoida arutelusid sihil, juhtida emotsioone ja hoida tiimis energiataset. Disaineri roll on siinjuures märgata ja vajadusel tuge pakkuda.
-
Esmakordsed osalejad vajavad eraldi aega, et Miro keskkonda tundma õppida nii, et sellest ei saaks takistus osalemisel. Samuti aitab see, kui tutvustada disainiprotsessi ja –sprindi olemust, protsessi ja eesmärki, et osalejal tekiks kindlustunne selles osas, mis juhtuma hakkab.
Millisena hindasid osalejad sprindi mõju enda oskustele?
Kuigi mõõtmiskatsetused olid algusjärgus, on juba näha positiivset mõju:
-
kasvas osalejate kindlustunne disainiprotsessi mõistmisel ja iteratiivsel testimisel,
-
suurenes enesekindlus ideede arendamisel koos teistega,
-
kõige enam kasvas enesekindlus prototüüpimises.
Mis teemadega sprindis tegeleti?
Sprindis osales 20 inimest kolmes tiimis, kes töötasid ligi kahe kuu jooksul järgmiste teemade kallal:
-
Toetuste uute tegevuste hinnastamise ja klientide onboardingu protsessidisain
-
Hangete eelnõustamise protsessi redisain
-
Automaatmaksete disainisprindi jätk - rakendusüksuse kontrolliprotseduuri redisain
Kas protsesse on võimalik luua ja arendada disainisprindi formaadi abil?
RTK kogemus näitab, et tööprotsesse on täiesti võimalik luua ja arendada disainisprindi formaadi abil. Kuigi sprint ei asenda põhjalikku analüüsi ega hilisemat juurutustööd, aitab see lühikese ajaga jõuda ühise arusaamani, mõista kasutajate vajadusi ja ootusi, luua testitud lahendusi ning suunata meeskond tegutsema.
Tahad rohkem teada või tööriistu katsetada?
- Vaata ja uuri RTK veebist Meetmedisaini lehel.
- Tule järgmisel korral töötoas kaasa mõtlema või anna meile märku huvipakkuvast teemast.
- Või alusta ise – vaata oma meedet uue nurga alt.
