Esimene aasta läks üle ootuste hästi
2023. aasta jaanuaris alustati dokumendihalduse konsolideerimise pilootprojekti kaheksa asutusega – Justiitsministeeriumi, Kultuuriministeeriumi, Rahandusministeeriumi, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi, Sotsiaalministeeriumi, Statistikaameti, Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ametiga, lisaks ka RTK enda dokumendi- ja arhiiviteenusega. Eesmärk oli pilootprojekti leida erinevaid asutusi, et oleks kaetud nii ministeeriumide kui ka haldusala asutuste vaade, samuti suuremad ja väiksemad asutused. Määravad olid ka dokumendimahud ja teenuse senine ülesehitus. RTK struktuuri loodi eraldi dokumendihaldus- ja arhiiviteenuste osakond ning teenust osutatakse liitunud asutustele teenusleppe alusel, mille lisadeks on kokku lepitud toimemudel.
Dokumendihalduse osakonna juhataja Kristi Madismäe tõdeb, et esimene aasta möödus pöörase kiirusega. „Uue teenusena oli kõik uus ja esmakordne. Seadsime endale 4 olulist eesmärki – inimeste sujuv ületulek RTKsse, teenuse ülevõtmine ja käivitamine, teenuse ühtlustamine ja arendamine ning uue dokumendihaldussüsteemi projekti käivitamine,“ rääkis Madismäe.
Pilooti alustades oli palju küsimusi – kas õigusruum toetab dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse väljaviimist asutusest ja keskse teenuse pakkumist, kas ja kuidas keskse teenuse pakkuja saab tegeleda asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud piiranguga dokumentidega jpm. Kogu protsessi ja aruteludesse on olnud kaasatud palju osapooli – kõik piloteeritavad asutused, ministeeriumid, kes piloodis ei osalenud, Rahvusarhiiv, Andmekaitse Inspektsioon ja Registrite, Infosüsteemide Keskus (RIK) ja Siseministeeriumi Infotehnoloogia- ja arenduskeskus (SMIT). „Tänaseks on koostöös leitud enamikele küsimustele vastused ning oleme selgelt kokku leppinud vastutused ja rollid RTK ja asutuse vahel. Üks koht, mis vajab võib-olla rohkem selginemist, on teabehalduse valdkonna korraldus. See ei ole RTK teenuse osa, kuna hõlmab valdkondi laiemalt – lisaks dokumendihaldusele andmehaldus, sise- ja välisveeb, infoturve. Üks konsolideerimise algseid mõtteid oligi tuua keskselt kokku dokumendihalduse nii-öelda igapäevane rutiinne osa, et asutused saaksid keskenduda suure pildi haldamisele, ehk teabe tervikülevaate haldamisele ja korraldamisele. Siin on juba tugevaid näiteid ja eeskujusid, näiteks jagas hiljuti MTÜ Dokumendihaldurite Ühingu konverentsil oma kogemust Siseministeerium.
Kokkuvõttes võib öelda, et meie tunnetus on, et teenus on leidnud oma koha ning täidab ootusi. Väljakutseid jagub, kuid siit edasi saab minna ainult lihtsamaks,“ kinnitas Madismäe.
Fookuses inimesed
Esimesel poolaastal olid üheks peamiseks fookuseks just inimesed. Teenuse ülevõtmisega liikus asutustest RTK meeskonda ka inimesi – esialgu 18 dokumendihalduse spetsialisti, peaspetsialisti ja arhivaari. Inimeste ületulekuks valmistuti eriti hoolikalt ja võib öelda, et see on ka kõige paremini täitnud ootusi. RTKsse tulles algas kohe parimate praktikate ja kogemuste vahetamine ning valmisolek üksteist toetada on suur, mis teeb osakonnajuhataja eriti uhkeks. „Meeskonna roll uue teenuse käivitamisel on olnud hindamatu!“ Tänaseks on osakond kasvanud juba kaks korda. Dokumendihaldurid ja arhivaarid toimetavad RTK erinevates kontorites (Viljandi, Tartu, Tallinn) ning osad kolleegid töötavad ka 100% kodukontoris. Seoses kiire kasvuga oli muutusi vaja ka struktuuris – nüüd on osakonnas kaks dokumendihalduse ning üks arhiivihalduse talitus, lisaks on koosseisus uue dokumendihaldussüsteemi projektijuht.
Veidi keerulisem oli nende asutustega, kust ei tulnud kaasa inimesi. „Õnneks olime ennast tänu 2022. aastal tehtud ettevalmistustele asutuste dokumendihalduse spetsiifikatega hästi kurssi viinud, seega suuri üllatusi ei tekkinud,“ kirjeldas Madismäe. Kui mõelda, mida oleks saanud veelgi paremini teha, oleks tahtnud teenuse ühtlustamisse ja arendamisse veelgi rohkem panustada. Oma rolli mängis siin ka ministeeriumide rollide ümberkorraldus eelmisel suvel.
Senised kogemused on olnud positiivsed
Kultuuriministeeriumi Õigus- ja haldusosakonna teabehalduse juht Ingrid Kaskpeit jagab, et tsentraliseeritud lähenemine dokumendihaldusele on positiivne ja efektiivne, mis eeldab ka ministeeriumi siseselt selgete tööprotsesside kirja panemist ja töökorralduslikke kokkuleppeid RTK dokumendihaldustiimiga. „Dokumendihaldus on kui asutuse vereringe, mis on ministeeriumite üleselt ühetaoline, kuid samas oma väljakujunenud erisustega. RTK-ga konsolideerimine on märkimisväärne kannapööre riiklikus dokumendihalduses, realiseerides aastatepikkused arutelud,“ räägib Kaskpeit.
Kaskpeit tõdes, et kui aasta tagasi tundsid veel kõik, et dokumendihaldur peab olema vahetus läheduses ja samades tööruumides, siis pilootprojektis osalemine tõi selgelt välja, et miski ei ole võimatu. „Nüüd teavad kõik ministeeriumi töötajad, kes RTK-s nende teemadega tegelevad ning ei ole enam oluline, kas dokumendihaldur on vahetus läheduses või virtuaalne – töötaja saab oma vastused ja lahendused ning virtuaalselt on see isegi kiirem,“ lisas Kaskpeit.
Lisandus ka arhiiviteenus
Dokumendihaldusteenusega koos tuli RTKsse ka arhiiviteenus, mis on samuti pakkunud omajagu väljakutseid. Esimesel aastal oli põhifookus enamuse teenuse saajatega paberarhiividel – tegeleti korrastamisega, hävitamisega ning arhivaalide ettevalmistamisega Rahvusarhiivi üleandmiseks.
Hetkel asuvad kõik arhiivid teenuse saajate juures, kokku on RTK teenindada 11 erinevat asukohta. Õnneks on paberi juurdekasv enamikus asutustes minimaalne, mistõttu ongi peamine eesmärk arhiivid korda saada ning pikem unistus on saada arhiivihoidla, kuhu erinevate teenuse saajate arhiivid kokku koondada.
2024. aasta märksõnaks on kindlasti ka dokumendihaldussüsteemides olevad digidokumendid. Uue dokumendihaldussüsteemi arendamise käigus viiakse läbi ka infokorje, et kaardistada, mis olukorras on asutuste digidokumendid – kui palju on tegeletud hävitamise või Rahvusarhiivi üleandmisega. Eesmärk on leppida kokku tegevuskava, et uue dokumendihaldussüsteemi kasutusele võtmisel jääksid vanadesse süsteemidesse üksnes migreerimist vajavad dokumendid.
Üks ühine dokumendihaldussüsteem aitab viia dokumendihalduse teisele tasandile
Väga oluline verstapost oli 2022. aastal kantslerite nõupidamisel tehtud otsus, kus lepiti kokku, et 2026. aastaks valmib ühtne dokumendihaldussüsteem kogu keskvalitsusele. Madismäe kinnitab, et projektile on pandud suured ootused ning see on järgnevateks aastateks RTK jaoks üks kriitilisemaid projekte. Jõudumööda tegeletakse juba praegu teenuse arendamise ja ühtlustamisega. „Otsime kohti, kus saame praktikaid ühtlustada ning muuta protsesse efektiivsemaks,“ täpsustas Madismäe.
Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna projektijuht Aivi Koppel rääkis, et enne otsuse tegemist kaardistati asutuste dokumendihaldusteenuse hetkeolukord ja analüüsiti konsolideerimise tasuvust. Selgus, et suurima efekti teenuse kvaliteedile annaks see, kui võetaks kasutusele üks infosüsteem ning selle arendus toimuks keskselt. Tänu sellele on prognoositud, et kulude kokkuhoid ühtse süsteemi kasutusele võtmisega on ca 30%. „Tegemist on täiesti uue süsteemiga ja ei ole ühegi olemasoleva dokumendihaldussüsteemi edasiarendus. Uue süsteemi eesmärk on tõhustada tööprotsesse asutuseüleste töövoogudega, vähendada dubleerimist ja liikuda enam andmepõhisele teabevahetamisele. Esialgses skoobis ei ole riigisaladusega seotud dokumendid. Uus süsteem ei ole ainult dokumendihalduritele, vaid kõigile riigitöötajatele ning väga oluline selle juures on lihtsus, kasutusmugavus ja intuitiivsus,“ selgitas Koppel. Just uue infosüsteemi ehitamine tõigi projektijuhi RTK-sse: „Siia tõi mind soov luua riigile uuenduslik ja kasutajasõbralik dokumendihaldussüsteem. Tunnetasin seda väärtust, mida üheskoos saame luua.“
Uut dokumendihaldussüsteemi hakkab arendama RTK koos IT arenduspartnerite RIKi ja SMITiga. Täiendavalt on kaasatud valitsemisalade esindajad, Riigikantselei, Rahvusarhiiv ja Andmekaitse Inspektsioon. Lahenduste valmimisel on plaanis kaasata aktiivselt lõppkasutajaid testimisse, et saada tagasisidet.
Ühtset dokumendihaldussüsteemi hakkab kasutama ca 160 riigiasutust kokku ligi 33 900 töötajaga. Edaspidi on võimalik mõelda ka sihtasutuste ja kohalike omavalitsuste kaasamise peale.
Viimati uuendatud 27.03.2024
