Tartu Ülikooli infokorralduse eriala tudeng Natalja Kolesnikova veetis sel kevadel kaks kuud praktikal Riigi Tugiteenuste Keskuses (RTK).
Kogemus andis talle põhjaliku ülevaate sellest, kuidas riigiasutustes dokumendid liiguvad, kuidas neid hallatakse ning millist rolli mängivad arhiivid kogu süsteemi terviklikkuses.
Dokumendihaldus on palju enamat kui kaustad ja kuupäevad
RTK dokumendihaldusteenus toetab riigiasutusi dokumentide registreerimisel, liikumise jälgimisel, arhiveerimisel ja vajadusel hävitamisel – kõike vastavalt kehtivatele säilitustähtaegadele ja õigusaktidele. Praktika käigus omandas Natalja Kolesnikova vahetu kogemuse sellest, mida tähendab dokumentide elutsükli teadlik haldamine.
Üheks peamiseks töövahendiks oli dokumendihaldussüsteem Delta, mida ta kirjeldas kui üllatavalt loogilist ja töökindlat süsteemi: „Praktika andis selge pildi, kuidas dokumentide haldus peaks olema korraldatud – mis on kohustuslik, mis oluline ja mis tuleb kindlasti säilitada.“
Igapäevased tööülesanded hõlmasid näiteks protokollide registreerimist, käskkirjade korrastamist ja metaandmete haldamist. Esmapilgul võib see tunduda mehaaniline, kuid tegelikult nõuab iga tegevus professionaalsust ja vastutustunnet: „Ükski dokument ei jõua süsteemi niisama. Igal kirjel on kaal – see võib mõjutada otsuseid, vastutust, õigusselgust. See mõte muutis mu suhtumist töö tähendusse,“ kinnitab Natalja.
Arhiivitöö – vaikne, kuid oluline tagala
Praktika käigus osales Natalja ka RTK arhiivihalduse talituse töös, kus tutvus dokumentide liikumisega aktiivsest kasutusest kuni arhiivi jõudmiseni – sealhulgas nende korrastamise, säilitamise ja hävitamise protsessidega. RTK arhiiviteenus pakub riigiasutustele tuge paber- ja digiarhiivide korrastamisel ning valmistab dokumente ette Rahvusarhiivile üleandmiseks. Lisaks keskendutakse järjest enam digidokumentide korrastamisele ja süsteemsele lähenemisele kogu dokumentide elutsükli jooksul.
„Arhiiv ei ole lihtsalt dokumentide ladustamise koht. Seal tehakse järeldusi, otsitakse tõendeid ja peegeldatakse ajalugu. Nägin, kuidas säilitustähtajad määravad, mida alles hoida ja millal midagi hävitada. See on täpne ja vastutusrikas töö,“ räägib Natalja.
Arhiivides on oluline ka vastamine arhiivipäringutele– dokumente tuleb vajadusel kiiresti ja täpselt leida. Just siin avaldub korrastatud dokumendihalduse tegelik väärtus.
Tehnoloogia ja inimesed – mõlemad võtmetähtsusega
Kuigi dokumendihaldus ja arhiveerimine on üha rohkem digitaliseeritud, sõltub kõige toimimine siiski inimestest – nende oskusest süsteeme mõtestada ja õigesti rakendada. „Varem arvasin, et see töö on lihtsalt dokumentide liigutamine. Tegelikkuses nõuab see teadmisi seadustest, suhtlemisoskust ja süsteemset mõtlemist,“ selgitab Natalja.
Praktikandi jaoks oli eriti silmiavav osalemine projektikoosolekul, kus tutvustati tulevase keskse dokumendihaldussüsteemi arendust. See kogemus näitas, kui oluline on IT-lahenduste loomisel kaasata neid, kes neid ka igapäevaselt kasutama hakkavad. „Sain aru, et süsteemid ei teki vaakumis – neid luuakse lõppkasutajate, arendajate, juristide ja spetsialistide koostöös. See tagab, et lõpptulemus on tõesti töökindel ja kasutajale mõeldud.“
Praktika kui valdkonna peegel
RTK-s veedetud aeg andis Nataljale selge arusaama, et dokumendihaldus ja arhiivitöö ei ole pelgalt toetavad funktsioonid, vaid kogu avaliku halduse vundament. „Nägin, et tegemist ei ole mitte vaikse laotööga, vaid tööga, mis nõuab pidevat dialoogi – teiste spetsialistidega, seadustega, ajalooga.“
Dokumendihaldus ja arhiiviteenus on riigiasutuste nähtamatu, ent hädavajalik selgroog. Nende toimimiseta ei säili järjepidevus, ei realiseeru vastutus ega teki läbipaistvust. RTK-s läbiviidud praktika näitas selgelt, et hoolimata oma avalikkusele vähetuntud kuvandist on tegemist valdkonnaga, mille tulemusi tunnetab kogu ühiskond – võibolla alles tagasivaates, kuid seda enam kindlalt.
Kristi Madismäe, RTK dokumendihalduse- ja arhiiviteenuse osakonna juhataja kommentaar:
„Oleme praktikante enda juures vastu võtnud juba alates meie tegevuse algusest, st juba kolmandat aastat. RTK dokumendihalduse- ja arhiiviteenuse osakond loodi 2023. aastal, osana riigi dokumendihalduse keskse korraldamise suuremast muudatusest.
Selle eesmärk on pakkuda riigiasutustele kvaliteetset ja ühtlustatud teenust, mis loob parema ülevaate, suurendab usaldusväärsust ja tõstab kuluefektiivsust kogu avaliku sektori organisatsioonides.
RTK kui tugiteenuste keskus on sellise lähenemise loogiline kandja – oleme 2013. aastast alates koondanud mitmed riigi toetavad tegevused -nagu finantsarvestus, personalihaldus ja riigihanked- ühte organisatsiooni. Praktika võimaldamine on meie jaoks teadlik samm, et aidata kaasa valdkonna järelkasvule. On hea meel näha, et Natalja kogemus oli sisukas ja avardas arusaamist nii dokumendihalduse kui arhiivitöö olulisusest. Praktikandid toovad endaga värske pilgu ja uusi mõtteid, meie aga saame pakkuda tugevat praktilist alust, millelt edasi kasvada – seega loob koostöö väärtust mõlemale poolele“.
Viimati uuendatud 13.08.2025
