Arutelujuht on teejuht – keegi, kes aitab oma meeskonnal sihtpunkti jõuda, loob turvalise ja loova keskkonna, aitab meeskonnal fookust hoida ning suunab protsessi nii, et keerulised probleemid leiavad läbimõeldud ja kasutajakesksed lahendused.
Arenguprogrammi eesmärk oli arendada osalejate oskusi juhtida arutelusid, töötube ja disainisprinte. 2025. aasta veebruarist juunini toimunud programm keskendus praktilisele kogemusele: osalejad õppisid kasutama disainmõtlemise tööriistu, juhtima grupiprotsesse ning looma lahendusi, mis lähtuvad kasutajate tegelikest vajadustest, mitte oletustest.
Õppimine läbi kogemuse
Programm koosnes kuuest koolituspäevast: ava- ja lõpupäev toimusid kohapeal Tallinnas, neli vahepealset praktilist töötuba aga veebis. Programmi eestvedajateks, koolitajateks ja mentoriteks olid RTK töötajad Kadi Raudsepp, Janne Romulus, Maarja Käis, Piret Maiberg-Nõu, Liis Remmelg, Kaja Karlson, Peegi Kaibald, Lona Pärtel ja Helina Kudu ning teenusedisaini praktikud teistest organisatsioonidest, kes jagasid oma kogemust disainmõtlemise rakendamisel – Kerstin Laidmäe Tallinna Strateegiakeskusest, Sirli Gorban Maaelu Teadmuskeskusest ning Kai Klandorf Riigikantselei Innotiimist.
Programmi vältel toetasid mentorid osalevaid tiime (osalejad töötasid 2-3 liikmelistes meeskondades) ning iga tiim tegeles kogu programmi vältel enda poolt valitud probleemiga, läbides disainiprotsessi kõik etapid: probleemi kaardistamine, kasutajauuringud, ideede genereerimine, prototüüpimine ja lahenduse tegelike kasutajatega testimine.
Avapäeval tutvuti disainmõtlemise põhimõtetega, arutelujuhi rolliga ning täiskasvanute õppimise eripäradega. Osalejad seadsid programmiks isiklikud eesmärgid ja lõid tiimides kokkulepped, kuidas koos õppida ja töötada, kuna lisaks koolituspäevadel osalemisele oli suur roll iseseisval tööl. Programmi viimasel päeval esitlesid kõik tiimid oma teekonda ja tulemusi. Suur rõõm oli tõdeda, et kuigi programm oli intensiivne ning nõudis osalejatelt oma põhitöö kõrvalt täiendavat pingutust, jäädi kogemuse ning saadud uute teadmistega väga rahule.
Programmis osalenud toetuste rakendamise osakonna teenusekoordinaator Pille Ruul tõi välja: „Mõistan veelgi paremini, kui oluline on enne probleemi lahendama asumist selgitada välja juurpõhjused ning kaasata osapooli, keda see probleem puudutab. Õppisin end taandama (samal ajal protsessi juhtides), laskma vaikusel olla, kui inimesed mõtlevad. See oli alguses päris raske. Metoodika ja tööriistad (töölehed) olid suureks abiks protsesside juhtimisel – osalejad avanesid, andsid kõik endast parima. Õiged inimesed, õigel ajal, õiges kohas said luua parimaid lahendusi. Tulemused olid lihtsalt geniaalsed - lihtsad ja rakendatavad. Üksi ei oleks kunagi saavutanud nii häid tulemusi, lahendusi kui erinevaid osapooli kaasates ja koos luues. Aitäh juhendajatele, mentoritele – olite heaks eeskujuks, julgustajaks, kaasa mõtlejaks ja toeks kogu protsessi vältel.“
Päris probleemid, päris lahendused
Programmis osalenud tiimid valisid teenuse disaini protsessi läbikatsetamiseks ja lahendamiseks väga erinevaid, ent organisatsiooni jaoks olulisi teemasid. Kõik tiimid õppisid tundma ja said ise katsetada disainitööriistu nagu probleemipuu, kalaluu diagramm, 6-3-5 ajurünnak, intervjuude läbi viimine, lahendusideede prototüüpimine ja testimine. Iga tiim lõi programmi lõpuks prototüübi, mis lahendas nende valitud fookusprobleemi.
Näiteks loodi prototüüp „Tiimipäevik“, mis aitab tiimiliikmetel terve aasta lõikes meeles pidada, kui mõni projekt, tööalane tegevus, koolitus, ühisüritus on hästi õnnestunud, et ükski väärt tegu ega tegija ei jääks tunnustuseta. Küsimus, kuidas muuta kasutajakesksemaks toetuste valdkonna infot koondav veebikeskkond Ekstranet sai lahenduse prototüübi näol, mis aitab erinevatel osapooltel kiiremini leida ajakohast infot. Ka küsimus, kuidas saaksime teha nii, et uue töötaja juhendamise protsess oleks läbimõeldud ja tulemuslik, sai lahendusena prototüübi „Uue töötaja sisseelamisleht“, mis aitab uutel kolleegidel kiiremini uue töö ning töökeskkonnaga kohaneda, samuti valmis siseveebi lehe prototüüp „Tiimipäeva ideenurk“, mis võimaldab RTK erinevatel tiimidel jagada kõigi organisatsiooni liikmetega oma kogemusi ja ideid, mida põnevat, harivat tiimipäeval või tiimi ühisel üritusel ette võtta. Need on vaid mõned näited loodud prototüüpidest.
Programmis osalenud RTK personalipartner Monika Neemsalu sõnas tagasisidena: „Programm andis teadmised ja oskused kasutada erinevaid tööriistu probleemide analüüsimiseks ja lahendamiseks. Programmi raames uurisime tandemina Anneliga süvitsi tiimitunde hoidmise väljakutseid ning harjutasime töötoa läbiviimist pärisgrupiga. Selle tulemusel valmis siseveebi lehe prototüüp „Tiimipäeva ideenurk“, mida plaanin edasi arendada. Lisaks on juba tekkinud uued ideed, kuidas erinevatele teemadele lahendusi otsima hakata.“
Angeelika Kasemaa, personaliteenuste osakonna II personali- ja palgaarvestuse talituse juhataja lisas: „Koolitusele minnes ei olnud mul väga kindlaid ootusi, soovisin eelkõige tutvuda erinevate disainmõtlemise tööriistadega ning õppida, kuidas neid kasutada erinevate arutelude ja ajurünnakute juhtimisel. Selles mõttes pakkus koolitus head võimalust oma senist kogemust värskete vaatenurkade ja praktiliste tööriistadega rikastada. Kõige väärtuslikumaks osaks kujunes minu jaoks arusaam sellest, millal arutelu juhina sekkuda ning millal teadlikult tagaplaanile hoida. Just see tasakaalu leidmine, toetamine, innustamine, aga ka tagasihoidmine õigel ajal võib aidata jõuda parima tulemuseni. Usun, et need teadmised ja oskused on mulle väga kasulikud igapäevatöös nii juhina kui ka meie klientidega, et paremini mõista teise osapoole vajadusi ja leida koostöös toimivaid lahendusi. Lisaks hindan väga ka seda, et koolitus andis võimaluse tutvuda kolleegidega teistest osakondadest ning laiendada koostöövõrgustikku.“
Kuidas edasi?
Osalenud tiimide tagasisidele tuginedes saab tõdeda, et läbitud programm andis osalenutele kaasa praktilised tööriistad ja arusaama disainmõtlemisest – probleemi lahendades alusta probleemi mõistmisest, uuri selle probleemiga seotud osapooltelt, mis neile muret valmistab ning liigu süsteemselt probleemi mõistmiselt lahenduse loomiseni, testides lahendusideed tegelike kasutajatega. Nii toimides on võimalik suuremate ja väiksemate tööalaste väljakutsetega süsteemsemalt tegeleda ning jõuda seeläbi ka nutikamate ja toimivate lahendusteni. Kuigi koolitusprogramm on tänaseks lõppenud, jätkavad tiimid oma projektide arendamist ning koolitatud arutelujuhid on valmis toetama ka teisi kolleege arutelude ja töötubade läbiviimisel. Kõik programmis osalejad väärivad suurt tunnustust, et nad selle pingutust, avastamist, katsetamist ja pühendumist nõudnud teekonna ette võtsid ning edukalt finišisse jõudsid. Suur rõõm on tõdeda, et mitmed osalejad on juba uusi teadmisi ja oskusi praktikas rakendanud – viinud läbi töötube, kasutanud disainitööriistu seminaridel või aruteludes ning jaganud kogemusi ja teadmisi kolleegidega.
Viimati uuendatud 05.12.2025
