RTK on mitmes mõttes unikaalne organisatsioon. Asutatud 2013. aastal Tartu linnas tollase kohtute raamatupidamiskeskuse baasil ning olles üks peamisi riigireformi elluviijaid, on organisatsioon aasta aastalt kasvanud, eelkõige teistest asutustest liidetavate üksuste arvelt. See tähendab, et valdav osa töötajatest on oma tänast karjääri alustanud hoopis teise asutuse koosseisus ning on RTK-sse liikunud konsolideerimise tulemusel. Samuti on erinevate üksuste töövaldkonnaks väga eriilmelised teenused – pakutakse eeskätt keskvalitsusele arvestusteenuseid, keskselt korraldatud koolitusi ja hangete läbiviimist, arendatakse majandustarkvara.
Veidi enam kui kaks aastat tagasi liikus RTKsse ka Euroopa Liidu struktuurifondide korraldusasutuse funktsioon. Lihtsamalt
öeldes tähendab see seda, et ministeeriumitest ja nende allasutustest liikus RTKsse struktuurifondide toetusrahade planeerimine, jagamine, projektide koordineerimine, järelevalve ja aruandlus Euroopa Komisjonile. Kõige selle tulemusel on esialgu poolesaja töötajaga finants- ja personaliarvestuse teenuseid pakkunud asutus tänaseks kasvanud enam kui 400 töötajaga tõhusalt toimivaks riigiasutuseks, kus ligikaudu pool kollektiivist on seotud arvestusteenuste pakkumisega ning teine pool toetuste korraldamisega.
Viimane suurem liitumine toimus käesoleva aasta aprillikuus, kui RTKsse liikusid SA Archimedes ja Innove 50 töötajat.
RTK missiooniks on võimaldada oma klientidel keskenduda nende põhitegevusele pakkudes väga heal tasemel tugiteenuseid. Selle elluviimiseks on organisatsiooni juhtimisel kesksel kohal põhimõte – klientide ootuste täitmiseks on vaja rahulolevaid ja kaasatud töötajaid.
„Kui kujundlikult rääkida, siis selleks, et saaksime pakkuda tõhusaid lahendusi, anda head nõu ja olla nutikad, ei saa meie enda tass tühi olla,“ ütleb RTK arendusjuht Janne Vellak. „Ühised traditsioonid ja üritused, kaasamine ja arvamuse küsimine, ka konsensuse otsimine olululistes küsimustes olnud alati oluliseks osaks RTK tööelus.“
Kui saabus eriolukord
Nagu kogu ülejäänud Eestis ja suures osas maailmaski, muutis varakevadel vallandunud globaalne viirusepideemia ja selle tulemusel riigis kehtestatud olukord seni eksisteerinud töötavasid ja kultuuri suurel määral.
Valdav enamus tavapärasest töisest suhtlusest liikus virtuaalsetesse kanalitesse, ära tuli jätta ühised arutelud, kogunemised, tiimiüritused, tähtpäevade tähistamised. Kuigi RTK oli oli juba mitu aastat võimaldanud oma töötajatele väga paindlikku töökorraldust ning suur osa töötajatest oli töötanud osaliselt nii kodus kui kontoris, läks nüüd kogu kollektiiv päevapealt täielikult kodutööle.
„Täielikult kaugtööle minek läks meil iseenesest võrdlemisi valutult, vaatamata sellele, et eriolukorra ajal liitus meiega 50 töötajat riigi sihtasutustest,“ räägib RTK personali- ja haldusosakonna juht Heili Susi. „Meie töötajatel oli juba varasem harjumus olemas, seega ei olnud kõigi jaoks tegemist väga suure muutusega igapäevaelus.“ Kaugtööle mineku sujuvust näitab ka kliendi tagasiside. Sügisel läbiviidud kliendi rahuloluküsitluse numbrid on isegi kõrgemad kui varasematel aastatel. Mõned väljakutsed siiski tekkisid. „Töötajate tagasisidest on näha, et probleeme valmistasid inimlikud asjad – halb töötool, lastehoiu korraldamine, teised pereliikmed jne. Oli ja on siiani probleeme virtuaalkanalitega, digioskustega, töö ja eraelu tasakaaluga,“ selgitab personalijuht. Suurimaks mureks kujunes aga, kuidas säilitada meeskonnatunnet ja ühtsust? „Oli ju jäänud vaid töötegemine, aga sotsiaalne pool, kuuluvus oli vähenenud. Kui oleme oma kodudes laiali, siis on vaja ka rohkem ühiseid kokkuleppeid, teadlikumalt aja võtmist ja kokku saamist.“ Lisaks oli kollektiivis värskelt liitunud 50 töötajat, kes ei olnud kohtunud uute kolleegidega, tutvunud kontoriga, saanud osa töökultuurist ja RTK tavadest.
„Ühise organisatsioonikultuuri loomine ja tööprotsesside ühildamine on keeruline. Keeruline nii tulijate kui olijate jaoks. Mõnikord läheb kergemini, mõnikord raskemini. Sõltub suuresti sellest, kui sarnased on kahe organisatsiooni kultuurid. Tuleb mõelda, kas ja mida jälle muuta, teisiti teha nii et uutel oleks hea ja vanad ennast halvasti ei tunneks. Ja et poleks uus ega vana, meie ja nemad, vaid meie üks RTK,“ kirjeldab kvaliteedijuht Helina Loid-Kudu organisatsiooni ees seisvaid väljakutseid.
Vajadus ühiste kokkulepete järele
Mõte koondada kokku ja panna kirja head tavad tekkis möödunud aastal, kui RTKs viidi kogu töötajaskonna seas läbi CAF mudeli enesehindamist. „Seal tekkis mõte, et kuna organisatsioon on suur, uusi tulijaid on palju ja tuleb veel, et on vaja mingeid ühiseid kokkuleppeid,“ selgitab Janne Vellak. „Need kokkulepped võiks olla olemuselt selliseid, mis pole mingi protsessi osa, näiteks töökord, juhend, juhis ehk kvaliteedijuhtimissüsteemi osa, vaid pigem pehmemad ühiselt kokku lepitud tavad. Vajadus ühtlustamise järele, edaspidi parema sisseelamise järele, koos arutamise järele. Väga olulisena nägime kohe alguses koosloomet.“
Tavapärase elukorralduse puhul oleks selline ajurünnaku tüüpi ülesanne sobinud hästi RTK suveseminari formaati. Traditsiooniliselt on kogu kollektiivi osalusel toimuva suveseminari esimesel päeval toimunud sisulised töised arutelud, kuhu heade tavade sõnastamine oleks hästi sobitunud. Eriolukorrajärgsel äreval ajal ei tulnud suveseminari toimumine tavapärases formaadis kõne alla.
Virtuaalse kaasamise idee
Koos suveseminari ärajäämise, poolesaja uue töötaja liitumise ning murega täielikult kodukontoris töötava enam kui 400 inimese ühtekuuluvustunde, motivatsiooni ja kaasatuse pärast, tekkis mõte, et ehk on võimalik läbi viia üks 100% virtuaalne, töine ja kaasav, samas meelelahutuslik ja ühendav üritus. Nii sündis mõte RTK virtuaalsest heade tavade nädalast.
Nädala planeerimisel oli korraldustiimil mitmeid kõhklusi ja hirme. Kas meil on sellist asja ikka vaja? Kuidas töötajad sellise tavatu ettevõtmise vastu võtavad? Kuidas kogu tehniline korraldus õnnestuks? Milline peaks olema tasakaal töiste ja meelelahutuslike tegevuste vahel? Kuidas hinnata edu või läbikukkumist ning kuidas teha nii, et võimalikud positiivsed tulemused jääksid kestma?
Oli ju ühelt poolt eesmärgiks töötajate ühendamine, teineteisega tuttavaks tegemine, soov pakkuda veidi meelelahutust ja lõbusat ajaveetmist, teisalt aga plaan innustada inimesi ühiselt mõtlema olulistel teemadel, nende üle arutlema, vaidlema, kokkuleppeid sõlmima.
Poolsada hajusat meeskonda
Septembri teisel nädalal sai heade tavade nädala projekt teoks. Nädalale eelnesid tutvustavad artiklid siseveebis, lühikesed nn teaser-videoklipid, mis aitasid teemasid sisse juhatada, toimus töötajate gruppidesse jagamine ning grupijuhtide värbamine. „Et tekiks sisukad ja arutlevad virtuaalsed seltskonnad, moodustati kuni 6-liikmelised grupid. See tähendas enam kui 50 grupi moodustamist,“ kirjeldab heade tavade nädala projekti vedanud sisekommunikatsiooni spetsialist Piret Maiberg-Nõu. „Seega oli kogu heade tavade nädala ettevalmistus ja nädal ise üks suur virtuaalse kaasamise üritus.“
Nädala jooksul toimusid igal päev veebiloengud mõnel organisatsioonikultuuriga seotud teemal. Näiteks rääkis Ingmar Elm Meeskonnatreeningute Agentuurist MAD organisatsioonikultuuri kujunemisest ja selle olulisusest, brändinguagentuuri Brand Manuali strateeg Margus J. Klaar pidas loengu asutuse brändist ja selle rollist, toimus meelelahutuslik koostööoskusi arendav virtuaalne veebimäng MAD Challenge ning nädala lõpetuseks meeleolukas kogemuskohvik, kus kolme suure organisatsiooni personalijuhid rääkisid oma asutuse näitel nende ühistest tavadest ja organisatsioonikultuurist. Veebiloengud osutusid väga populaarseks – nii kogemuskohvikut kui brändiloengut kuulas videosilla vahendusel ligikaudu 200 inimest ning loengut organisatsioonikultuurist kuulas Zoom keskkonnas reaalajas tervelt 350 RTK töötajat.
Heade tavade sõnastamise grupitöödeks moodustati 53 tiimi. Igale tiimile määrati grupijuht, kellel oli väga suur roll arutelude kvaliteedi tagamisel. Gruppide ülesandeks oli arutada RTK maine, kliendisuhtluse, infovahetuse, tagasiside andmise, hajusmeeskondade juhtimise ning töökeskkonna teemadel. Sõnastada tuli kõige olulisemad põhimõtted ja käitumistavad kõigi 6 teema lõikes.
Nädala eel ja selle jooksul avaldati asutuse siseveebis ka erinevaid humoorikaid ja huvitavaid organisatsiooni ning organisatsioonikultuuri puudutavaid uudiseid ja videoklippe. Näiteks koostati organisatsiooni kujunemise ajajoon ja meelelahutuslik töötajate faktileht. Selgus, et kõige levinum nimi RTK töötajate seas on Tiina – RTKs töötab üheksa Tiinat! Meil on 104 raamatupidajat ja 54 projektikoordinaatorit, kõige populaarsemad sünniaastad on 1977 ja 1982 aga kõige enam sünnipäevi on juulikuus. RTK töötajatel on kokku 333 last.
Järeldused ja edasised plaanid
Korraldustiimi sõnul on kõige olulisemaks kogemuseks teadmine, et saab küll virtuaalselt! Vaja on lihtsalt head ettevalmistust ning julgust olla loominguline ja katsetada. Oluline on ka see, et tuumiktiim ei tohi väga suureks kasvada, vastutused tuleb alguses selgelt paika panna, sest kui ettevalmistusprotsess on ajaliselt pikk ja samal ajal kõigil palju tegevusi, siis kipub meelest minema.
Projekti juhtinud Piret Maiberg-Nõu: “Kokkuvõttes õnnestus terve nädal hästi. Kindlasti saaks paremini, aga arvestades ettevõtmise mastaapi ja uudsust, saime hästi hakkama. Hea oli tunda, et üheskoos suudame ägedaid asju korda saata ja et tegelikult hingab meie organisatsioon ühes rütmis.“
Heade tavade nädala tulemusel kogunes oluline sisend sellest, milliseid kokkuleppeid töös ja töökeskkonnas kollektiivis oluliseks peetakse. Ühiste arutelude käigus valiti välja ja sõnastati kõigile olulised põhimõtted. Ühised kokkulepped võimaldavad arendada ühtset kultuuri ning sujuvamalt liita organisatsiooni ka uued liitujad. Selleks, et kokkulepitud tavad saaksid toetada ühtse kultuuri arengut, on plaanis neid erinevatel infokandjatel ja töökeskkonnas järjepidevalt kommunikeerida.
Töötajate tagasisidet:
„Meeldis meeskondade loosimine. Sai teha koostööd kolleegidega, kelle olemasolustki ei teadnud.“
„Väga tublisti korraldatud, kuigi alguses oli mõnevõrra osadel skepsis, siis ka need tunnistasid hiljem, et see oli põhjendamatu.“
„Minu arvates oli see ettevõtmine väga hariv ja tore vaheldus töö tegemise kõrval.“
„Üritus oli tore, hästi korraldatud, hariv ning teisipäevane mäng andis võimaluse mugavustsoonist välja tulla ja oma võimed proovile panna. Tänud!“
„Kõik, millest sain osa võtta, meeldis väga. Võib-olla võiks tegevusi hajutada pikema aja peale?“
Avaldatud: november, 2020
