RTK üks peamisi eesmärke on muuta avaliku sektori toimimist tõhusamaks. Üks viis selleks on tuua erinevate asutuste tugiteenuseid ühe katuse alla, et vähendada riigiasutuste tegevuste dubleerimist.
Tõhustamine on kõige rohkem mõjutanud toetuste haldamise süsteemi. Erinevad rakendusüksused on üle toodud RTK-sse, et süsteem muutuks lihtsamaks, ühtlasemaks ja säästlikumaks. Sel eesmärgil liitusid RTK-ga 2020. aastal SA-de Innove ja Archimedes toetuste ning sel aastal Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti (TTJA) ja Riigi Infosüsteemi Ameti (RIA) toetuste üksused.
Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakond viis Riigi Tugiteenuste Keskuses läbi auditi. Selle eesmärk oli kontrollida, kui tõhusalt on ühe aasta jooksul pärast Archimedese ja Innove toetuste üksuste liitumist RTK-s struktuuritoetusi rakendatud. Audiitorid jõudsid järeldusele, et RTK juhtimis- ja kontrollisüsteemid töötavad hästi ning andsid RTK süsteemile kõige kõrgema ehk I kategooria hinde.
Auditi tulemusi kommenteerib RTK toetuste rakendamise osakonna juhataja Tiina Sams.
__________________________________________________________________________________________________________________________________
Kas lõppenud auditit võib pidada SA-de Archimedes ja Innove liitumiste lõpueksamiks?
Jah, seda võib öelda. Kuid järeldusi võib teha veelgi laiemalt, sest kontrolli all ei olnud ainult need projektid, mis oli olid üle tulnud Archimedesest ja Innovest, vaid ka kõik see, mis oli RTK-s juba enne olemas. Kontrolliti ka projekte, mis olid meile varasemalt tulnud Rahandusministeeriumist ja EAS-ist.
Kas auditi tulemused olid ootuspärased või üllatavad? Mis moel?
Peab tunnistama, et kui see audit algas, siis me ikka suhtusime sellesse väga suure tõsiduse ja tähelepanuga. Me teadsime, et enne rakendusüksuste kokkupanekut toimus erinevates asutustes toetuste administreerimine või toetustega tegelemine siiski mõnevõrra erinevalt, tulenevalt valdkondade ja projektide spetsiifikast.
Kui kõik need erinevad süsteemid kokku pandi, siis võis arvata, et kohe esimesest päevast kõik täiesti õlitatult ei toimi. Esiteks on maht suurem ja teiseks on inimesed harjunud töötama erineval viisil.
Kui audit lõppes esimese kategooriaga, siis me kõik olime rahul ja õnnelikud. Aga peaasjalikult me saime auditiga kindlustunde, et viis, kuidas me oleme oma töö ära korraldanud, toimib hästi: kontrollid on piisavad, protsessid on õigesti üles ehitatud, erinevaid rolle täitvate inimeste hulk on piisav, et teha seda tööd kvaliteetselt.
Ma olen seda varemgi öelnud, et on väga tore, kui me ise arvame, et teeme oma tööd hästi ja oma parema äranägemise järgi. Aga võrratult parem on see kui kolmas neutraalne ja pädev osapool annab sellele oma positiivse hinnangu.
Kas sellises mahus audit ja selline tulemus on tavapärane?
See on üsna tavapärane, et auditeeriv asutus teostab erinevatele rakendusüksuste funktsioonide täitmisele juhtimise ja kontrollisüsteemi auditeid.
Selle maht on lihtsalt selle võrra laiem, et RTK-s on nüüd niivõrd palju erinevaid valdkondi kokku liidetud. Nüüd oli oluline teada, et kas selle liitmise tagajärg on kuidagi mõjutanud toetuste vahendamise protsessi kvaliteeti. Süsteemiauditid on üsna tavapärased ja neid tehakse kogu aeg – käiakse kontrollimas, kuivõrd erinevate asutuste protseduurid ja töökorraldus täidavad eesmärki ja viivad etteantud tulemuste saavutamiseni.
Saavutatud esimene kategooria süsteemide toimimisele ei ole nii tavapärane. Seda tuleb harva ette, eriti veel sellist tulemust nagu meil, et saime esimese kategooria tervikuna. Toodi küll välja kolm väiksemat tähelepanekut ja soovitusi, aga põhimõtteliselt kõik, mis oli auditi fookuses, sai esimese kategooria. Selles mõttes on see erakordne saavutus.
Kui suurel määral peegeldas auditi tulemus projektikoordinaatorite tööd, mida nad on sel aastal teinud? Mis on sel aastal olnud neile kõige suurem katsumus ja kuidas sellega on hakkama saadud?
See ongi meie projektikoordinaatorite, järelevalveekspertide, hankeekspertide, juristide, talituse juhtide ja kõikide nende inimeste töö, kes projektide rakendamise tegevusi oma erinevate ülesannete läbi teevad.
Nagu ma juba ütlesin, on erinevad rakendusüksused oma erinevate valdkondade ja erinevate tööviisidega liidetud, siis kindlasti oli see meie projektikoordinaatoritele, teenusekoordinaatoritele ja järelevalveekspertidele, hankeekspertidele päris suur katsumus.
Me oleme seadnud eesmärgiks teha oma tööd võimalikult sarnaste protseduuride alusel. See tähendab, et spetsialistid peavad paljudel juhtudel oma harjumuspärasest viisist loobuma ja rakendama uusi protseduure. Ühtlustamise protsess on pidevas töös ja auditi ajavahemikku langesid vähemalt kahel korral meie protseduuride muudatused. See töö ei saa kunagi lõplikult valmis.
Me töötame pidevalt oma protseduuridega edasi, et need oleksid lihtsamad, selgemad ja asjakohasemad. See tähendab seda, et inimestel on pidev väljakutse, et töö muutub kogu aeg. Aga me teeme seda selleks, et nii kontrollijatel kui ka projekti rakendajatel oleks lihtsam. Et me ei peaks kontrollima liialt, vaid mõistlikul viisil.
Kas ja kuidas saaks juhtimis- ja kontrollisüsteemidega veel tõhusamaks muuta? Mis on järgmised plaanid? Kas sul on ses osa mingeid mõtteid?
Iga muudatus, mida me siin rakendussüsteemis teeme, mõjutab juhtimist ja kontrolli.
Alustasime ühe suure muudatuse sisseviimisega – muutub maksete moodul ehk maksete esitamise ja menetlemise viis struktuuritoetuste operatiivsüsteemis. Muudame maksete moodulit ikka seetõttu, et kõikidel osapooltel oleks võimalikult parem ja efektiivsem töötada. Me eelkõige tahame seda, et toetus jõuab toetuse saajani võimalikult kiiresti.
Meie areng on suunatud sellele, et me saaksime võimalikult palju tegeleda sisuteemadega ja tulemustega ning et tehniliste kontrollide hulk oleks võimalikult väike. Aga teistpidi, me peame ka vastutama selle eest, et välja makstud toetused täidaksid eesmärke ja tagama, et ei tekiks rikkumisi ega tagasinõudeid.
Me tahame, et fookuses oleks eelkõige sisulised tulemused Eesti elu paremaks muutmisel. Sinna me oma tegevusega pürgimegi.
