Dokumendid pole välja mõeldud inimeste kiusamiseks. Iga dokument täidab olulist eesmärki: tõendab, et mingi tegevus või otsus on tegelikult aset leidnud. Sageli eelistatakse dokumendi koostamise asemel telefonikõnet või e-kirja, kuid alati ei pruugi sellest hiljem piisata. Kui dokumente ei looda, ei hallata või hävitatakse juhuslikult, võib kaduma minna oluline teave, mida pole võimalik taastada.
Dokument on rohkem kui andmed
Enamik meist eeldab, et riigil on kõik vajalikud andmed olemas. Näiteks sünni registreerimisel ei võta paljud inimesed endale sündi tõendavat dokumenti, sest usaldavad registrit. Ometi on olukordi, kus vaja on just dokumenti, mitte pelgalt registriandmeid.
Sama põhimõte kehtib riigiasutustes. Korrektselt hallatud dokumendid võimaldavad hiljem kontrollida, kes otsuse tegi, mille alusel see sündis ja kuidas seda ellu viidi. See suurendab usaldust riigi vastu ja aitab kaitsta kodanike õigusi. Samas ei ole otstarbekas säilitada kõiki dokumente igavesti. Kui dokument on oma eesmärgi täitnud ja selle tõendusväärtus on lõppenud, saab selle hävitada.
Dokumendi on oma elukäik
Dokumendi teekond sarnaneb inimese elukaarele. Selle loomine on kui sünd, haldamine ja kasutamine sarnaselt eluga võib olla võrdlemisi eriilmeline. Nii nagu elu lõpeb, peab ka dokument jõudma planeeritud hävitamiseni. Muidugi on olemas ka „surematud“ dokumendid. Need on arhiiviväärtuslikud ning neid säilitatakse püsivalt Rahvusarhiivis.
Dokumendi elukaar jaguneb dokumendi ja arhiivihalduse tegevusteks. Elukäigu alguspoolel räägime dokumendihaldusest (loomine, registreerimine, täitmine) ja lõpupoole arhiivihaldusest (hoidlasse paigutamine, digidokumentide passiivfaasi viimine, hävitamine, üleandmine).
Dokumentide hulk
Sel aastal RTK tehtud infokorje andmetel on küsitluses osalenud riigiasutuste valduses 63 220 riiulmeetrit paberdokumente. Riiulmeetrile mahub orienteeruvalt 10-11 registraatoritäit või 9-12 karbitäit dokumente. See tähendab miljoneid dokumente, mida tuleb kogu nende elukaare jooksul süsteemselt hallata. Lisaks kasvab igal aastal digidokumentide maht, mis muudab professionaalse dokumendi- ja arhiivihalduse järjest olulisemaks.
Riigiasutuste dokumendihalduse konsolideerimine
Sarnaselt finantsarvestusele, personaliteenusele ja toetuste valdkonnale alustati 2023. aastal riigiasutuste dokumendi- ja arhiivihalduse teenuse konsolideerimist Riigi Tugiteenuste Keskusse. Hetkel on seda teenust kasutamas 25 asutust, sealhulgas valdav enamus ministeeriumitest.
Paberarhiivid ei ole kadunud
Teenusel olevate asutuste hulk ei peegelda nende asutuste valduses olevate arhiivide hulka. Pärast taasiseseisvumist ei koondatud kõiki varasemate asutuste dokumente Rahvusarhiivi, vaid need jäid sageli õigusjärglaste valdusesse. Arvestades, et arhiiv tähendab ühe asutuse dokumentide kogumit on RTK hallata hetkel üle 400 asutuse arhiivi.
Suure hulga eelmise riigikorra aegsetest materjalidest moodustavad personali- ja õppetegevusega seotud dokumendid, mille säilitamise aeg on kuni 75 aastat. Hetkel on RTK valduses 8300 riiulmeetrit paberdokumente.
Selliste arhiivide haldamine nõuab arhivaaridelt eriteadmisi. Sageli tuleb töötada käsikirjaliste dokumentidega, leida teavet tegevuse lõpetanud asutuste kohta ning siduda erinevatest allikatest pärinev info tervikuks. Harvad ei ole juhtumid, kus inimese mälestustes olev asutus ei vasta tegelikule tööandjale ning arhivaaril tuleb teha põhjalik uurimistöö.
Näide elust: „Töötasin vist 1990. aastate alguses Tartus Struve tänaval Eesti Looduskaitse Ministeeriumis ning soovin tõendust selle kohta.“ Aga tol ajal polnud Eestis Looduskaitseministeeriumi. Eesti NSV Metsamajanduse ja Looduskaitse Ministeerium reorganiseeriti 1988. aastal Riiklikuks Looduskaitse ja Metsamajanduse Komiteeks. 01.01.1990 alustas tööd Keskkonnaministeerium, kuid Looduskaitse ja Metsamajanduse Komitee ei lõpetanud sel kuupäeval oma tööd vaid tegutses 1990. aastal edasi. Arhiivinduslikus vaates on tegemist kolme täiesti erineva asutuse ja arhiiviga. Pärast otsinguid selgus, et inimene töötas hoopis Tartu Looduskaitse Ametis.
Oluliseks väljakutseks on ka arhiivihoidlate korraldamine. Umbes 95% asutustest on olemas oma arhiivihoidla. Infokorje näitas, et hoolimata digiarengust väheneb paberdokumentide maht aastaks 2030 vaid umbes veerandi võrra. Seetõttu peab RTK otstarbekaks koondada paberarhiivid suurematesse riiklikesse hoidlatesse Tallinnas ja Tartus. See võimaldaks säästa ruumikulusid ning korraldada arhiivitööd tõhusamalt. Koostöös RKAS-iga otsitakse selleks lahendusi ning järgmisel aastal on plaan koondada mitme asutuse arhiivid Tallinnas ühisele pinnale.
Digiarhiiv vajab teistsuguseid oskusi
Kuigi paber- ja digiarhiivide haldamisel kasutatakse sageli samu mõisteid, on töökorraldus erinev. Paberdokumentide hoidmine nõuab ruumi ja logistikat, digidokumentide haldamine tehnilisi teadmisi ning dokumendihaldussüsteemide tundmist. Digiarhiivide puhul tuleb hallata dokumentide elukäiku erinevates süsteemides, tagada dokumentide säilimine ning korraldada nende hävitamine või üleandmine Rahvusarhiivile. Eraldi väljakutse on vanade dokumendihaldussüsteemide sulgemine ja halvasti migreeritud dokumentide haldamine.
2024. aastal analüüsiti RTK eestvedamisel võimalusi luua riigiasutustele ühine digiarhiiv. Uuring näitas, et pikaajalist säilitamist vajavate digidokumentide ühiseks hoidmiseks on mitu võimalikku lahendust, millest kõige otstarbekam on koostöö Rahvusarhiiviga.
Lisaks aitab dokumendi- ja arhiivihalduse ühtlustamisele kaasa ka uus dokumendihaldussüsteem DORIS, mille kasutuselevõtt on kavandatud 2027. aastaks.
Dokumendi- ja arhiivihalduse teadmuskeskuseks
RTK on osutanud dokumendi- ja arhiivihalduse teenust neli aastat. Selle aja jooksul on kujunenud välja tugev koostöövõrgustik nii riigiasutuste, kohalike omavalitsuste kui ka erasektoriga. Regulaarselt koguneb valdkonna juhtrühm, kus jagatakse kogemusi ning otsitakse ühiseid lahendusi.
RTK on aidanud kaasa ka dokumendihaldurite ja arhivaaride teenistusgruppide kirjelduste ajakohastamisele ning kujunenud usaldusväärseks partneriks, kelle poole pöördutakse nõu ja toe saamiseks.
RTK eesmärk on hoida dokumendi- ja arhiivihaldus ühe tervikliku teenusena. Nii on võimalik kasutada sama teadmiste pagasit kogu dokumendi elukäigu jooksul ning pakkuda riigiasutustele tõhusat teenust. Dokumendi- ja arhiivihaldus ei ole eesmärk omaette. See aitab tagada, et riigi mälu säilib ning otsused on tõendatavad.
Viimati uuendatud 17.09.2026
