Oled äsja asunud Riigi Tugiteenuste keskuse arendusjuhi ametikohale. Räägi, mis sind innustas sellele kohale kandideerima ja milline on su varasem taust?
Riigi Tugiteenuste Keskusele on usaldatud mitme riigireformi elluviimine, mistõttu oleme suurte muutuste keskmes. Muudatuste juhtimine on minus tekitanud alati põnevust ning arendusjuhil on siin suur roll eest vedada koostööd meie juhtkonna ja klientidega heade lahenduste ja sünergia leidmisel. See on minu silmis väga suur väljakutse ning annab mulle võimaluse ellu viia suuri asju.
Samas toon olulisena välja ka selle, et Riigi Tugiteenuste Keskuse väärtused ja minu väärtused on sarnased. RTK-s töötades olen tundnud end hästi ning hea emotsioon tekitab töötajas motivatsiooni rohkem panustada oma töökeskkonna arengusse.
Mille eest arendusjuht RTKs vastutab?
Meie organisatsioonil on olnud silmapaistev arendusjuht juba aastaid. Mul on olnud väga hea meel võtta üle tööd, mis on nii süstemaatiliselt, tervikut silmas pidades ning mõtestatult ülesehitatud.
RTK-s on arendatud hästi toimiv tulemusjuhtimise süsteem, mis toetab terviklikku strateegilise planeerimise protsessi. Arengukava ja tegevusaruanded on ülesehitatud süstemaatiliselt ja kompaktselt andes töötajatele ja klientide esindajatele nõukojas selge ülevaate RTK iga-aastastest eesmärkidest, arengutest ning tulemuste saavutamisest. Väljatöötatud on klienditagasiside süsteem, kus oleme endale seadnud ambitsioonikad eesmärgid teenuste rahulolu sihtidena.
Meie klientide tagasiside on meile oluline ning arendusjuht toetab siin juhtkonda ja koostöös arendame klientide vajadustest lähtuvaid teenuseid. Klienditagasiside süsteemist kirjutasime ka uudiskirja teises loos (artikkel Meie klientide tagasiside on meile oluline - toim.).
Anneliis Rätsep:
"Olen kogu oma tööalase elu tegelenud struktuuritoetustega. Varasemalt olen töötanud EASis ja Rahandusministeeriumis. Viimasest toodi meid üle toetuste valdkonna konsolideerimisel Riigi Tugiteenuste Keskusesse 2018. aastal. Viimasel ametikohal töötasin toetuste arendamise osakonnas teenuse disaini talituse teenuse arendamise eksperdina, kus sain kogemuse, mis andis mulle hea ettevalmistuse arendusjuhi ametikoha täitmisel. Teenuse arendamise eksperdina oli minu töö struktuuritoetuste rakendussüsteemis kitsaskohtade leidmine ning nende maandamiseks arendustegevuste algatamine. Vastutasin korraldusasutuse protsesside kujundamise ja ühtlustamise eest ning kesksete aastaaruannete koostamise eest, mida terve aasta vältel koordineerisin."
Arendusjuhi üks oluline roll on keskselt projektijuhina vedada arvestusteenuste konsolideerimise käigus liituvate sihtasutuste ületulemist RTK teenustele. Meie arvestusteenustega on klientide rahulolu kõrge, kuid muutused toovad kaasa siiski ebakindlust ning siin soovin pakkuda tuge sujuval liitumisel ning julgustust, et meie arvestusteenuste kvaliteet on kõrge ning varasemalt liitunud kliendid leiavad aja möödudes, et muudatus on olnud neile kasulik.
Organisatsiooni siseselt on arendusjuht toetav jõud, kes keskpunktina aitab luua sünergiat meie põhivaldkondade vahel ja toetades meie juhtkonda. Laiemalt on arendusjuhi roll leida kitsaskohti ja algatada arendustegevusi nende maandamiseks toetudes personali- ja haldusosakonnale, kommunikatsiooniosakonnale ning kvaliteedijuhile. Viimase suurema organisatsioonisisese eduloona näen heade tavade kokkuleppimist, mille käigus sai kõigi töötajate koostöös kokkulepitud muude valdkondade hulgas ka klienditagasiside head tavad.
RTK-s on 10 osakonda, mille teenused erinevad teineteisest paljuski. Kuidas saab arendusjuht kaasa aidata osakondade vahelise sünergia loomisele?
Arendusjuhi vastutusalas on kesksed teemad, mis mõjutavad kõigi meie osakondade tööd ja eesmärkide täitmist. Seega läbi nende protsesside ühtlustamise saab arendusjuht sünergiat tuua. Meie pikaajaline arendusjuht on olnud meie juhtidele suur tugi. Ma näen, et põhiteenused on aastate jooksul kujunenud sarnaste põhimõtete järgi ning uuem toetuste korraldamise teenus on siia keskkonda sisse elamas.
Minu senine tööalane taust on olnud toetuste valdkonnas ning seega üks minu suuremaid südamesoove on luua sügavam sünergia ka toetuste valdkonna ja teiste valdkondade vahele. Näen, et siin on palju häid praktikaid, kus saame kujundada ühised põhimõtted, mis aitavad meie teenuseid paremaks arendada. Esimene nendest on kindlasti kogu tegevuskava toimimine ning ülesehituse loogika ühtlustamine. Pean tõdema, et see oli üks esimesi mõtteid, mis minu peas tekkis, kui toetuste valdkonnas töötades hakkasin arendusjuhi ametikohale kandideerimisele mõtlema. Minus tekkis motivatsioon ja soov tuua toetuste valdkond lähemale meie teistele põhivaldkondadele.
Siiani on arendusjuht olnud osakondade vaheline keskpunkt, kus saavad alguse suured muutused ning ühtsed eesmärgid. Minu soov on neid samu põhimõtteid täita ning ka selles keerulises olukorras, kus me täna ei ole füüsiliselt oma kolleegidele lähedal, olla olemas osakonnajuhtidele ning aidata neid kõigis teemades, kus arendusjuht saab toeks olla.
Arendusjuhi vastutusala on üsna lai:
-
Strateegiline planeerimine:
- Koostada RTK arengukava neljaks aastaks;
- Koostada RTK tegevusaruanne iga-aastaselt;
- Tegevuskava koostamist ja selle täitmist üle organisatsiooni jälgida;
- Tulemusjuhtimise haldamine ja arendamine. -
Kliendisuhete juhtimise protsessi haldamine:
- Meie klientidega teenuslepete sõlmimine ja haldamine;
- Uute klientide liitumiste projekte juhtida;
- Klienditagasiside süsteemi haldamine;
- Nõukoja töö korraldamine. -
Organisatsiooni sisemine arendamine:
- Pakkuda tuge personaliteenuste arendamisel ja ellu viimisel.
- Juhtkonna toetamine ning juhtkonna seminaride korraldamine.
RTK-s on 10 osakonda, mille teenused erinevad teineteisest paljuski. Kuidas saab arendusjuht kaasa aidata osakondade vahelise sünergia loomisele?
Arendusjuhi vastutusalas on kesksed teemad, mis mõjutavad kõigi meie osakondade tööd ja eesmärkide täitmist. Seega läbi nende protsesside ühtlustamise saab arendusjuht sünergiat tuua. Meie pikaajaline arendusjuht on olnud meie juhtidele suur tugi. Ma näen, et põhiteenused on aastate jooksul kujunenud sarnaste põhimõtete järgi ning uuem toetuste korraldamise teenus on siia keskkonda sisse elamas.
Minu senine tööalane taust on olnud toetuste valdkonnas ning seega üks minu suuremaid südamesoove on luua sügavam sünergia ka toetuste valdkonna ja teiste valdkondade vahele. Näen, et siin on palju häid praktikaid, kus saame kujundada ühised põhimõtted, mis aitavad meie teenuseid paremaks arendada. Esimene nendest on kindlasti kogu tegevuskava toimimine ning ülesehituse loogika ühtlustamine. Pean tõdema, et see oli üks esimesi mõtteid, mis minu peas tekkis, kui toetuste valdkonnas töötades hakkasin arendusjuhi ametikohale kandideerimisele mõtlema. Minus tekkis motivatsioon ja soov tuua toetuste valdkond lähemale meie teistele põhivaldkondadele.
Siiani on arendusjuht olnud osakondade vaheline keskpunkt, kus saavad alguse suured muutused ning ühtsed eesmärgid. Minu soov on neid samu põhimõtteid täita ning ka selles keerulises olukorras, kus me täna ei ole füüsiliselt oma kolleegidele lähedal, olla olemas osakonnajuhtidele ning aidata neid kõigis teemades, kus arendusjuht saab toeks olla.
Mida soovid RTKs arendusjuhi rollis ära teha?
Minu soov on ühtlustada ja olla hea partner Riigi Tugiteenuste Keskuse strateegilise planeerimise ja tulemusjuhtimise haldamisel ja arendamisel. Minu esimene väljakutse on kirja panna strateegilise planeerimise ja eelarvestamise väljakujunenud etapid koostöös meie peadirektoriga.
Kirja panemise järel aga saab olema suurem väljakutse viia see info juhtkonnale, kõigile valdkonna juhtidele ning iga töötajani. Ma tunnen, et olen saanud edukalt siin hakkama, kui aasta lõpus tegevusaruande kokkupanemisel ja tulemusvestluste etapis iga töötaja teab, kuidas ta saab oma tulemusi juhtida ning kuidas ta saab kogu RTK eesmärkidesse panustada. Ma ei ole suur töökordade pooldaja, kuid samas ma tunnen, et kokkulepped peavad olema selged ning siis on igal osapoolel võimalik teha valik, kas ta täidab talle usaldatud eesmärgid või annab natuke ekstra juurde ning ületab need.
Teine suur eesmärk, mille viime ellu kvaliteedijuhiga koostöös, on meie töötajaid puudutavate infosüsteemide ühtlustamise protsess. Oleme täna olukorras, kus meil on kasutusel üsna mitmed keskkonnad, mis pärsib ühtse infovälja toimimist ning ei toeta meie kõigi eesmärkide täitmise loogilist seost. Sellele probleemile otsime sel aastal lahenduse ning siin saan tunda end edukalt, kui järgmisel aastal samal ajal oleme juba kindlal suuna, kuidas kogu Keskuse infoliikumine suunata loogiliselt ühte keskkonda.
Viimane, aga mitte vähemolulisem soov on olla asjatundlik ja paindlik partner nii meie juhtidele, töötajatele kui ka praegustele ja uutele klientidele. Ma soovin kuulata ja aidata parimate lahenduste leidmisel. Ma soovin, et järgmisel aastal saaksin kuulda tagasisidet, et olin olemas, kuulasin, pakkusin tuge ja aitasin leida lahendusi. Siis tunnen, et sain panustada Riigi Tugiteenuste Keskuse arengusse ning tegin oma tööd vastavalt ootustele või isegi natuke ületasin neid.
Üks soov RTK-le kui suurele organisatsioonile, et eriolukorras ja teineteisest eemal olles ühtsustunnet tunda?
Me ei saa valida situatsiooni, kus me oleme, kuid me saame valida oma suhtumist. Oleme positiivsed, teineteisele olemas ning peame meeles, et kõik kolleegid on täna telefonikõne või Skype-vestluse kaugusel. Mina olen alati valmis teid kuulama ja toetama kõigis organisatsiooni arenguid puudutavates küsimustes.
