Ratsionaalse suhtlemise tööriistakast

Argumenteeritud suhtluse tööriistakastist leiab abimehi igaüks

Argumenteeritud suhtlemine on oma olemuselt ratsionaalne suhtlemine – sõnumite edastamine sellisel viisil, et need on võimalikult üheselt mõistetavad, põhjendatud ja tõestatud. Põhjendades avatakse suhtluspartnerile ühe või teise mõttearenduse konteksti. Selliselt suheldes hoiavad mõlemad osapooled kokku nii aega kui energiat ja oluliselt väheneb võimalus üksteisest täiesti mööda rääkida. Organisatsioonis, kus suheldakse tasakaalukalt, välditakse isiklikke rünnakuid ja liigset emotsionaalsust, on toredam ja turvalisem töötada ning kokkuvõttes on taoline lähenemine ka kuluefektiivsem.

Oleme viimase kahe aasta jooksul SpeakSmartis koolitanud enam kui 300 avalikus sektoris või vabaühendustes töötavat spetsialisti teemal, kuidas olla argumenteeritud suhtleja. Koolituspäevade ja vestluste käigus sai otsitud ühiselt vastust küsimusele, kuidas muuta tööalast suhtlust argumenteeritumaks – millised on need väikesed asjad, mida igaüks saab ise ära teha, ning millised muutused võiksid aset leida organisatsiooni tasandil. Nende vestluste tulemusena sündis argumenteeritud suhtluse hea tava ehk tööalase ratsionaalse suhtlemise tööriistakast.

Vaata lisaks:

Tõhusamad koosolekud

Üks töökontekstis sagedamini esinevaid suhtlusolukordi, kus tuleb nii kuulata, arutleda, argumenteerida, läbirääkimisi pidada kui ka otsustada, on koosolek. Koosolekutest ning eri tüüpi aruteludest ja nende tõhusamast juhtimisest oligi palju juttu. Tööriistakastis on toodud mitmeid nippe, kuidas olla tõhusam koosolekujuht või rohkem panustav osaleja.

Kõige olulisem, millele arutelude disainimisel ning juhtimisel tähelepanu pöörata, on arutelu eesmärk. Just eesmärgist lähtuvalt tuleb paika panna kõik muu: asukoht, osalejad, aruteluformaat ja -juht. Sealjuures tasub olla loominguline nii formaadi kui arutelujuhi valimisel.

Kuigi koosolekud on sageli ühetaolises formaadis – koosolekujuht avab aruteluteemat ning osalejad saavad piiratud aja jooksul avaldada oma arvamust –, julgustame kõiki proovima huvitavamaid lähenemisi ka n-ö tavapärastel kohtumistel. Näiteks võib anda osalejatele mõtete väljendamiseks piiratud kõneaja, paluda vahepeal kõnelemise asemel kirjutada või arutada suurema koosoleku sees midagi ka paarides.

Taolised väikesed muutused võivad tuua arutelusse uusi huvitavaid dünaamikaid ning panna kõlama ka nende inimeste ideed, kes muidu vähem kõnelevad. Enamasti juhib koosolekut see inimene, kes kõnealuse teema või valdkonna eest vastutab, kuid ühe tööriistana käime välja mõtte ka siin olla loomingulisemad. Arutelujuhi üks olulisemaid omadusi on neutraalsus. Neutraalne olla on aga keeruline, kui endal on kõnealuses teemas tugev seisukoht või mõjutab vastuvõetav otsus isiklikku töökorraldust. Miks mitte paluda mõnel korral oma koosolekut juhtima hoopis kolleegi kõrvalosakonnast?

Küsi küsimusi

Loomulikult tuleb argumenteerimist ette ka väljaspool koosolekuruumi ja seda nii suuliselt kui kirjalikult. Argumendi olulised komponendid on selge väide, väidet arusaadavalt toetav selgitus, tugev tõestus ning järeldus, mis aitab kuulajal mõista, miks on kõnealune teema oluline ning millisesse laiemasse konteksti see asetub.

Argumenteeritult kõnelemine ei ole alati lihtne, kuid õnneks saame oma suhtluspartnereid selles toetada, küsides näiteks „Miks?“ või „Kuidas see täpsemalt töötab?“ või „Kas midagi taolist on ka mujal proovitud?“, suunates neid oma väiteid selgitama ja tõestama. Küsimine on hea võimalus kontrollida, kas oleme vestluspartneri ideest aru saanud selliselt, nagu ta soovis või on vahepeal infot kaotsi läinud.

Päris täpselt ei saa me teineteisest kunagi aru, kuid oma mõtete avamine argumentide kaudu vähendab möödarääkimiste määra. Sealjuures ei tasu peljata, et küsimine või täpsustamine kuidagi ründavalt mõjub – oluline on küsimuse esitamise viis ning selgitus, et täpsustades püütakse teemat paremini mõista.

Asutuses kasutatavad dokumendivormid võiksid toetada ideede esitamist argumenteeritult ning otsuste tegemisel tasub kaardistada ja kaaluda nii poolt- kui vastuargumente. Ka läbirääkimistel on argumendimudelist abi ning enne otsustamist tasuks ühe või teise lähenemise pluss- ja miinuspooled mõelda läbi nii enda kollektiivis kui hiljem vastaspoolega läbirääkimisi pidades.

Hea kuulamisoskus on eduka suhtluse alus

Eduka argumenteerimise, arutelude pidamise või muu tööalase suhtluse aluseks on hea kuulamisoskus – seda mainiti eelpool mainitud koolitustesarja jooksul palju ning see peegeldub ka ühiselt kokku kirjutatud heas tavas. Oskuslik kuulaja on 100% kohal, peegeldab vestluspartneri mõtteid tagasi, on hinnanguvaba ning vajaduse korral teeb kirjalikke märkmeid.

Argumenteeritud tööalase suhtluse tööriistakastist võiks igaüks leida kasulikke nippe iseendale ning tervele organisatsioonile. Alustamiseks piisab sellestki, kui valida välja üks väike tegevus: näiteks võtta järgmisel koosolekul eesmärgiks toetada teisi osalejaid täpsustavate küsimustega, et arutelu ei jääks väidete tasandile. Väikeste sammude teadlik astumine viib suuremate muutuste, sisukamate arutelude ning kvaliteetsemate otsusteni.

Argumenteeritud tööalase suhtlemise tööriistad

Üldised suhtlusreeglid

  • Aita küsimusi esitades rääkijal sõnastada oma seisukohta argumendi vormis.

  • Väldi otsustamist vaid ühe argumendi või seisukoha põhjal, analüüsi eri vaateid.

  • Tunnusta häid argumenteerijaid ja selgeid argumente.

  • Rõhuta konflikti tekkimisel ühisosa.

  • Märka demagoogiat ja reageeri sellele, tuues arutelu fookusesse uuesti argumendid.

  • Järgi argumendi struktuuri ka kirjalikus suhtluses.

Kuulamine

  • Kuula aktiivselt, vajaduse korral täpsusta küsimustega suhtluspartneri seisukohti.

  • Peegelda kuuldut hinnanguvabalt.

  • Tee kuulamise ajal kirjalikke märkmeid.

  • Ole 100% kohal ja näita seda välja.

  • Kõrvalda keskendumist häirivad ahvatlused.

Koosolekute ja arutelude ettevalmistamine

  • Pane paika koosoleku eesmärk ning sõnasta see selgelt ka teistele osalejatele.

  • Saada osalejatele ettevalmistamiseks vajalik eelinfo.

  • Tuleta koosoleku ajal meelde eesmärki ning vajadusel juhi fookus põhiküsimustele.

  • Pane kirja võimalikult konkreetsed koosoleku teemad ning nende käsitlemise täpsem ajakava.

  • Vali hoolikalt, kes peaksid koosolekul osalema.

  • Pane paika rollid (juht, osalejad) ja ootused neile.

  • Vali koosolekuks sobilik aeg ja koht.

  • Kaasa kolleege oluliste koosolekute ettevalmistusse ning pea vajaduse korral eelkoosolekuid enne olulisi suuri kohtumisi ühiste seisukohtade läbi arutamiseks.

Koosolekute ja arutelude läbiviimine

  • Häälesta end ja teisi positiivselt.

  • Tasakaalusta teadlikult osalejaid, nii et kõik saaksid soovi korral arvamust avaldada.

  • Anna aega küsimustele vastamiseks ja mõtete väljendamiseks.

  • Pea meeles, et rumalaid küsimusi ei ole, aga küsimus peab teemaga haakuma.

  • Arutades ja otsustades kaaluge nii poolt- kui ka vastuargumente.

  • Tee koosoleku või arutelu käigus vahekokkuvõtteid.

  • Analüüsi koosolekute ja arutelude õnnestumist, küsi tagasisidet.

Argumenteerimist toetav töökorraldus

  • Analüüsige kollektiiviga omavahelise suhtluse tugevusi, nõrkusi ja arenguvõimalusi.

  • Leppige kokku omavahelise suhtluse reeglid.

  • Tutvustage uutele töötajatele argumendi mudelit.

  • Uurige töötajate rahulolu-uuringus ka argumenteerimise kvaliteedi
    kohta ning arvestage tagasisidega.

  • Juhid võiksid toetada töötajaid oma arvamuse avaldamisel ja tagasiside
    andmisel.

  • Looge dokumendivormid, mis suunavad argumenteerima ka kirjalikult.

Viimati uuendatud 08.06.2021